职场邮件礼仪,体现的是你的职业素养

2022-01-17    职场攻略   

或许很多人早已习惯了日常生活中微信、短信以及电话的交流方式,于是在刚进入职场,接触邮件这一更正式、书面的的交流形式时,拿捏不好尺寸。职业中,利用公司邮箱发送邮件与私人邮件还是有很大区别的,这关乎职场邮件礼仪,体现的是你的职业素养。

 

主题明确,用词规范

主题是接收者了解邮件的第一信息,因此要提纲挈领,清晰简短。具体可以注意以下几点:

1、一定不要空白标题,这是很失礼的;

2、标题要简短清晰,善于用符号表示强调,如【】;

3、主题尽可能只有一个,不要在一封邮件内谈及多件事情。

 

措辞恰当,谦虚客气

邮件的措辞可以看出发件人的态度,因此发邮件时要站在对方立场考虑,将心比心,对于称呼与问候一定要有礼貌。

邮件的开头要称呼收件人,这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的,要求其给出必要的响应。另外,在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

问候语一般可以在开头简单写一个“Hi”或“你好”,结尾写个Best Regards或“祝工作顺利”之类的也就可以了。

 

正文通顺,逻辑合理

正文最好一定要先说结论,通过高度概括简明扼要地表达清楚此次主题,让人一看能明白,而不是委婉晦涩。

1、注意结构逻辑清晰,可以用金字塔思维。

2、不要有错别字,语言用词正式。这是对别人的尊重,也是自己态度的体现。在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。

3、善于用1、2、3分点分段列出,并保正每个段落简短不冗长。另外,若涉及大量复杂数据,可以使用列表进行直观表达。

 

附件明晰,控制数量

千万不要遗漏附件,并且要在正文简要说明有附件,提醒对方查看。附件需要有意义地命名,可以使用标准格式:日期+主题+姓名。在附件数目方面,注意一封邮件不宜超过4个,数目较多时打包压缩成一个文件夹。

在商务交往中要表现对他人的尊重,首先就要懂得替他节省时间,只把有价值的信息提供给需要的人,这也是邮件礼仪的重要体现。发邮件虽然是一件很微小的事情,却需要我们不断地注意、学习,提升职场好感都藏在这些小细节中。

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