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前台文员工作要求

2013-02-20 文员职责  


一、接听电话1.在听到电话三声响前拿起电话。

2.接听电话必须使用礼貌用语——“您好!**!”(外线)或“您好!前台!”(内线),不可使用“喂!干什么?找谁?”等非专业用语。

3.非推销来话,不可先挂机,必须等对方挂机后方可收线,如特殊电话可婉转崔促。

4.接到上级领导电话指令后,应尽快处理相关事项,如有无法执行情况,应立即电话相关领导者,免耽误领导工作进程。


二、接待客人1.有客人来时,应面带微笑,起立问候并做好指引工作。

2.如有来访不详情况,可与行政部领导联系,不可私自处理,更不得怠慢来宾。

3.公司高层领导或客人会议时应及时送茶水。

4.会议室的整理及会前安排。


三、车辆安排1.根据行政部领导批示安排车辆。

2.根据各部门的申请单,按重要性合理安排车辆并要求司机做好相关记录资料。

3.安排过程中如有车辆使用周转有问题时,应立即知会申请部门和行政部领导,以妥善安排,不可擅做主张造成不必要的损失。


四、文件资料收发1.有快件或邮件到,第一时间通知收件,获收件人同意后方可代为收件,但须填写《信件收发登记表》。

2.周末快递与邮件,先代为签收并做好记录,周一正常上班后第一时间通知收件人收件,并签名确认,以免错发。

3.内部文件资料,根据需要分类送交相关领导签批、审核后再电话话通知返回相关部门,单据不可随意摆放,应谨慎保管,以免丢失或泄露机密。


五、前台整理及下班后值班1.保持前台大厅及周边整洁、卫生,符合“5S”标准。

2.下班后关好写字楼一楼设备(如复印机)电源及门窗等,以免造成不必要的损失。

3.下班后,不允许闲杂人等逗留写字楼,如有可疑可随时通知保安或与行政部领导联系及时处理。

4.下班前应做好移交工作,特别是周日应与保安交待后方可离开,不可私自下班。


六、上班时间调整一直以来,前台工作时间为24小时两班制,考虑到工厂工作性质,上班时间调整为:
第一班:6:30~~15:00第二班:15:00~~23:30