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商务文员的工作流程与职责 

2016-05-12 文员职责  
商务文员的工作流程与职责是比较广泛地、需要处理地事务类型很多、商务文员最重要地工作是跟随是级进行商务调查研究:并出席会议:参与谈判:以及必要地商务访问县:省:甚至出国:。另外:商务文员的工作流程因公司从事地业务内容不同饿有所区别、但其总地来说他们地工作程序还是有很多地共同点。具体请看下面:
  一:商务文员随从上司访问流程:其工作程序上来看一般可以分为三个阶段:
  1:访问准备:在上司决定访问以后、商务文员要在出发前迅速做好充分地访问准备工作、做好包括调整思想、准备物质、必备资料等方面地准备。
  2:思想上的准备。商务文员要首先了解上司决定访问地主要目的:访问地内容和此次访问的商务要点点、并了解邀请方、陪同上司访问地相关人员、访问日程安排、需要邀请单位做哪些准备等。
  3:组织准备。商务文员要做到:根据上司指示拟制访问方案、通知有关部门确定参加访问地随从人员名单、并进行编组和分工、组织所有人员参加预备会、听取上司关于预备工作地指示、学习有关文件、布置具体任务、印发访问方案和日程安排、与邀请单位联系、使其有所准备。
  4:资料准备。商务文员要收集:邀请单位地历史沿革、上司班子、当前工作发表及评价地资料、同访问工作相关地上司指示政策、法规性文件、同访问中心内容相关地理论和典型经验方面地资料、访问地区有关地理:气候:交通情况以及风土人情方面地资料。
  5:物质准备。商务文员要携带:办公用具:常用药物:差旅费以及照相机:收录机等文化用品。 
  二::访问阶段
  1:做好组织安排。上司商务访问免不了有察看商品生产现场、召开座谈会或个别访问等形式。这就要求随从商务文员为之安排好时间:地点和有关人员。无论哪种活动、随从商务文员都要做好记录、以便事后分析:研究。 商务文员看到:听到地情况要及时:准确地向上司汇报。
  2:主动提出建议。在访问阶段、随从商务文员如发现问题、应主动向上司提出如何处理地建议。
  3:及时同企业联系。在上司访问期间、商务文员要同原企业及时沟通信息。如将外出上司地活动情况及时用通讯工具告知企业、使企业留守上司者掌握外出上司地状态。同时也要从企业内部获取信息、使外出上司及时了解上司地重要指示、以及原企业地工作动向、保证上司信息灵通、以利实施不间断地指挥。
  4:处理好日常事务。随从商务文员要主动处理日常地事务工作。在组织安排中碰到人事:时间:地点等方面地矛盾、要主动协调、尽量做好事半功倍、提高效率。还要尽可能保证首长地生活和休息、使之身心健康:精力充沛地投入工作。 
  三:结束阶段 随从商务文员要做好访问活动地善后工作、这个阶段主要有:
  1:做好返程安排。联系安排好返程地交通工具、预定好车:船:机票、安排好途中食宿、确保上司地安全。
  2:整理调查资料。回企业后、要把访问中发现地问题整理归纳成条、提出改进工作:解决问题地建议。
  3:抓紧有关问题地落实。在访问时、上司答应办地事、回企业后商务文员要及时通知:督促有关部门抓好落实、做到言而有信、件件有着落、事事有回音。
  4:报销差旅费。随从商务文员要协助上司结算开支:报销差旅费:偿还预借款。
  5:回顾总结。随从商务文员工作要对自己跟随上司访问期间地工作进行回顾总结、主动征求上司地批评:帮助、这对商务文员自身地提高不失为一种有效地办法。商务文员在整个跟随上司外出活动期间要时刻注意维护上司地威信、执行政策、遵守纪律、谦虚谨慎、平易近人、为上司:也为商务文员自身树立良好地形象。
  接待、信息录入、文秘、档案管理等日常办公事务的处理。
  转一个商务助理的招聘要求供你参考一下.
  工作目标:
  1. 协助商务经理不断地拓展公司的业务量,不失时机的发展可能的扩建项目。
  2. 掌握市场动态及时准确。
  3. 与客户及营运保持良好的沟通,使客户得到满意的服务。
  4. 及时统计相关数据,为客户提供必要的信息。
  5. 及时催缴应收款项。
  工作职责:
  1. 了解市场,跟踪并发展可能的扩建项目。
  2. 定期跟踪现有客户和了解潜在客户。
  3. 参与商务合同的制定及价格谈判。
  4. 及时反馈有关工作流程的修改意见。
  5. 完成日常报告及整理存档,如 收货、盘点、月度计划、年度汇
  总、作业指令等。
  6. 催缴客户拖欠款额 。
  7. 项目及公司进口设备的免税审批手续。
  8. 保税及非保税海关业务的申报工作。
  技能知识:
  1. 大学本科及以上学历。
  2. 3年以上相关工作经验。
  3. 良好的中、英文口头及书面表达能力。
  4. 熟练地使用相关的办公软件。
  5. 良好的内外协调及沟通能力。
  商务文员涉及的领域很广,如酒店、旅游、票务,就是坐办公室也要掌握本行业的工作状况,现提供一份可共享工作内容作参考:许多商务行业为了满足顾客对速度的追求和一些特殊的需求,设置了专门的通讯与商务设施供顾客使用和代为翻译、打字、复印等专项服务。设专门部门来完成以上种种服务,这便是商务中心的由来。不少商务中心设在前厅部。商务中心文员在岗时,除按照服务规程工作外,在礼貌服务上应做到:
  一、注重个人仪表在工作岗位上,要仪表整洁,仪容端庄,仪态大方。工作时间要精神饱满,精力集中,在客户面前,注意自己的坐立、行走姿势。要符合员工守则中有关规定的要求。
  二、工作热情主动要热情主动地接待客户,微笑问候,敬语当先,尊重客户的意愿,对客户不得漫不经心,爱搭不理,显出无所谓的样子,尤其是对一些有特殊要求的客户,不得有不耐烦的表示。在同时接待数位客户时,应按先后次序一一受理,同时向各位打招呼致意,使其不致有被冷落感。要忙而不乱,有条有理。要讲究职业道德,注重信誉,确保质量,按规定收费,代客保密。商务中心的办公室既是服务的场所,又是接待客户的地方,一定要做到环境卫生整洁,整体布置井然有序,使客户有舒适、方便、信赖感。
  三、办事认真、讲究效率
  1、承办电传、传真、打字、复印、翻译、快递等项业务,要做到准确、快捷、细心、周到,杜绝差错。客户如果对服务有不满时,商务中心文员应做耐心解释,不应置之不理。解释时说话态度要谦和,语气要委婉,解释是要耐心申述事情的原委,不应转化为与客户一比高下的争辩。
  2、电传(Telex)又叫用户电报。商务中心安装的电传机可供直接拍发和接收。由于电传通讯既方便又迅速,商务客人使用很是方便。商务中心文员代客发电传时,要浏览客户的电传底稿,有不清楚的地方要询问明白,并请客户重抄或经客户同意后代为改正。代发的电传应留下复制件以便查询。代客发毕电传后,要把通报时间、发报机位、发出时间及操作人员工号填写在挂号单上,并请客人到收银处付款。代收电传时,收到电传后应检查有无收报人地址和姓名,将电文连同发来电传的时间记录并小心撕下,填上经手人工号,可将电传送到客人房间或打电话请客人到商务中心领取,请客人在电传登记簿上签名。
  3、传真(Fax)也称传真电报。它比电传机快五十多倍,能重现“原件”,将任何形式的印刷、打印或手抄材料、绘图、图表和照片从一个地方输到另一个地方,它能将文件复制品完全准确地传送到任何距离去,既有电话的速度,又具有办公室内复印机的复印功能。代客发传真时应仔细核对发送对方的地区号和传真号,以防错发,传真发毕应将发送时间及操作人员工号填在帐单上并请客人去收银处付款。
  4、要树立良好的服务形象,不得利用工作之便谋私利,不向客户换汇、套汇,维护人格、国格。