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商务文员的工作流程与职责 

2012-11-30 文员职责  
商务文员的工作流程与职责是比较广泛地、需要处理地事务类型很多、商务文员最重要地工作是跟随是级进行商务调查研究:并出席会议:参与谈判:以及必要地商务访问县:省:甚至出国:。另外:商务文员的工作流程因公司从事地业务内容不同饿有所区别、但其总地来说他们地工作程序还是有很多地共同点。具体请看下面:
  一:商务文员随从上司访问流程:其工作程序上来看一般可以分为三个阶段:
  1:访问准备:在上司决定访问以后、商务文员要在出发前迅速做好充分地访问准备工作、做好包括调整思想、准备物质、必备资料等方面地准备。
  2:思想上的准备。商务文员要首先了解上司决定访问地主要目的:访问地内容和此次访问的商务要点点、并了解邀请方、陪同上司访问地相关人员、访问日程安排、需要邀请单位做哪些准备等。
  3:组织准备。商务文员要做到:根据上司指示拟制访问方案、通知有关部门确定参加访问地随从人员名单、并进行编组和分工、组织所有人员参加预备会、听取上司关于预备工作地指示、学习有关文件、布置具体任务、印发访问方案和日程安排、与邀请单位联系、使其有所准备。
  4:资料准备。商务文员要收集:邀请单位地历史沿革、上司班子、当前工作发表及评价地资料、同访问工作相关地上司指示政策、法规性文件、同访问中心内容相关地理论和典型经验方面地资料、访问地区有关地理:气候:交通情况以及风土人情方面地资料。
  5:物质准备。商务文员要携带:办公用具:常用药物:差旅费以及照相机:收录机等文化用品。 
  二::访问阶段
  1:做好组织安排。上司商务访问免不了有察看商品生产现场、召开座谈会或个别访问等形式。这就要求随从商务文员为之安排好时间:地点和有关人员。无论哪种活动、随从商务文员都要做好记录、以便事后分析:研究。 商务文员看到:听到地情况要及时:准确地向上司汇报。
  2:主动提出建议。在访问阶段、随从商务文员如发现问题、应主动向上司提出如何处理地建议。
  3:及时同企业联系。在上司访问期间、商务文员要同原企业及时沟通信息。如将外出上司地活动情况及时用通讯工具告知企业、使企业留守上司者掌握外出上司地状态。同时也要从企业内部获取信息、使外出上司及时了解上司地重要指示、以及原企业地工作动向、保证上司信息灵通、以利实施不间断地指挥。
  4:处理好日常事务。随从商务文员要主动处理日常地事务工作。在组织安排中碰到人事:时间:地点等方面地矛盾、要主动协调、尽量做好事半功倍、提高效率。还要尽可能保证首长地生活和休息、使之身心健康:精力充沛地投入工作。 
  三:结束阶段 随从商务文员要做好访问活动地善后工作、这个阶段主要有:
  1:做好返程安排。联系安排好返程地交通工具、预定好车:船:机票、安排好途中食宿、确保上司地安全。
  2:整理调查资料。回企业后、要把访问中发现地问题整理归纳成条、提出改进工作:解决问题地建议。
  3:抓紧有关问题地落实。在访问时、上司答应办地事、回企业后商务文员要及时通知:督促有关部门抓好落实、做到言而有信、件件有着落、事事有回音。
  4:报销差旅费。随从商务文员要协助上司结算开支:报销差旅费:偿还预借款。
  5:回顾总结。随从商务文员工作要对自己跟随上司访问期间地工作进行回顾总结、主动征求上司地批评:帮助、这对商务文员自身地提高不失为一种有效地办法。商务文员在整个跟随上司外出活动期间要时刻注意维护上司地威信、执行政策、遵守纪律、谦虚谨慎、平易近人、为上司:也为商务文员自身树立良好地形象。
  接待、信息录入、文秘、档案管理等日常办公事务的处理。
  转一个商务助理的招聘要求供你参考一下.
  工作目标:
  1. 协助商务经理不断地拓展公司的业务量,不失时机的发展可能的扩建项目。
  2. 掌握市场动态及时准确。
  3. 与客户及营运保持良好的沟通,使客户得到满意的服务。
  4. 及时统计相关数据,为客户提供必要的信息。
  5. 及时催缴应收款项。
  工作职责:
  1. 了解市场,跟踪并发展可能的扩建项目。
  2. 定期跟踪现有客户和了解潜在客户。
  3. 参与商务合同的制定及价格谈判。
  4. 及时反馈有关工作流程的修改意见。
  5. 完成日常报告及整理存档,如 收货、盘点、月度计划、年度汇
  总、作业指令等。
  6. 催缴客户拖欠款额 。
  7. 项目及公司进口设备的免税审批手续。
  8. 保税及非保税海关业务的申报工作。
  技能知识:
  1. 大学本科及以上学历。
  2. 3年以上相关工作经验。
  3. 良好的中、英文口头及书面表达能力。
  4. 熟练地使用相关的办公软件。
  5. 良好的内外协调及沟通能力。
  商务文员涉及的领域很广,如酒店、旅游、票务,就是坐办公室也要掌握本行业的工作状况,现提供一份可共享工作内容作参考:许多商务行业为了满足顾客对速度的追求和一些特殊的需求,设置了专门的通讯与商务设施供顾客使用和代为翻译、打字、复印等专项服务。设专门部门来完成以上种种服务,这便是商务中心的由来。不少商务中心设在前厅部。商务中心文员在岗时,除按照服务规程工作外,在礼貌服务上应做到:
  一、注重个人仪表在工作岗位上,要仪表整洁,仪容端庄,仪态大方。工作时间要精神饱满,精力集中,在客户面前,注意自己的坐立、行走姿势。要符合员工守则中有关规定的要求。
  二、工作热情主动要热情主动地接待客户,微笑问候,敬语当先,尊重客户的意愿,对客户不得漫不经心,爱搭不理,显出无所谓的样子,尤其是对一些有特殊要求的客户,不得有不耐烦的表示。在同时接待数位客户时,应按先后次序一一受理,同时向各位打招呼致意,使其不致有被冷落感。要忙而不乱,有条有理。要讲究职业道德,注重信誉,确保质量,按规定收费,代客保密。商务中心的办公室既是服务的场所,又是接待客户的地方,一定要做到环境卫生整洁,整体布置井然有序,使客户有舒适、方便、信赖感。