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市场部文员岗位职责与工作流程

2012-11-21 文员职责  
一个企业的市场部与销售部是企业赢利与品牌的窗口,对于一个看起来并不太起眼的市场部文员职位,其工作职责有哪些呢?以下本网为您详细提供市场部文员岗位职责与工作流程资料,请参考。

  1.目的:
  明确跟单文员的作业,避免工作的失误、提高工作效力。

  2. 适用范围:
  本程序适用于市场部各科室的跟单文员

  3. 职责:
  部门经理:负责审核科室文员的工作.
  部门科长:负责监控各科室文员的工作.
  文员:负责实施作业程序.

  4. 程序:
  4.1接收订单:
  4.1.1订单以书面形式为准,尽量避免受理口头订单,口头订单应详细记录,并经经理助理审核后方可下单.
  4.2处理订单:
  4.2.1
  接单时必须要求客户传真书面订单,如因客户存在特殊原因而无法传真书面订单时,文员需要求该客户所属业务员填写《特请单》或《送样(赠送)申请单》,经经理助理审批后方可下单给计划。
  4.2.2审核订单包括产品的规格、价格、交期等。
  4.2.3审核订单时如发现订单不清楚,首先查阅客户资料本;其次查阅以前《订单确认表》。如以上两项仍查询不到,则应立即询问此客户所属业务员或直接与客户联系。
  4.2.4若所接订单与客户以前所用规格不一致,应及时询问客户是否需更改要求。
  4.2.5订单确认ok后须按客户要求下单给物控,同时记录于《订单记录表》上,并及时回传客户订单,若交期不能满足客户需求应立即致电与客户协商,并在订单上注明实际交货期,重新回传订单。
  4.2.6当天下午须将第二天需出货的产品在电脑中输入送货单并统一打印。
  4.2.7将打印完的送货单与派车单夹在一起交由财务审核。

  5.合理派车
  5.1合理派用本科室运输车辆,保证正常情况下所派出的货均能送达。
  5.2
  18:00点前填写区域划分表及派车单由科长审核、交经理助理批准,如果科长出差在外,可致电给科长让其审核派车单,并由文员在审核栏内代签名。
  5.3若要借用其他科室的车辆应在当天下午与该科室的文员联系,若经同意则派车,派车单应由该科室文员签名

  6. 送货单的整理
  6.1所有送货单必须于第二天早上收回,并整理归档,不可有丢失送货单现象。
  6.2收回送货单时要审核送货单是否有送货人签名及收货人签名、印章。
  6.3收现金或代收货款的送货单,在货送完后立即将财务联及产品出库单交给财务。

  7.出库单的整理
  前一天所出的所有货的出库单,司机会由第二天早上8:00前交于该科室文员,文员收到出库单后需审核出库单的客户代码、产品名称、出货数量及其签收栏内司机有无签名(无签名需问清楚原因),若出库单有问题而客户代码属于该文员所负责客户,文员必须在送货单背面说明问题并签上名字还给计划退回仓库,如果没有任何问题即将出库单贴于相应送货单财务联后面。

  8.订单整理:
  所有客户必须设立相关档案,含外省及中间商客户,当订单完结后应于当天存档,做到日清日毕。

  9.报价的处理:
  报价给客户要以该客户的相关业务员所确定的价格为准,但必须满足《正业产品市场指导价》要求。所有发出报价单必须经经理助理审批。
  10.发件产品送货单的管理:
  首先必须登记好客户名单,并在估计到达客户处时间致电过去要求其回签送货单,如超出三天未回签,应书面报告经理助理予以解决。

  11.相关文件(略)