行政前台工作职责

2015-09-17    前台岗位职责    【本页移动版】

一、日常接待

1.    接待来访者:接待不明目的的来访者,先问清对方来访原因,根据原因来看来者是否是无关人员,还是需要找公司相关人员再进行接待。

2.    接待咨询者,若有咨询者来访,应及时请实验室或办公室相关工作人员来协助接待。

3.    接听转接电话:前台是总机电话,一般电话拨入后都需转接其他分机,根据通讯录的分机号码,准确的进行电话转接;接听咨询电话,若在前台接到咨询电话,如对方不明确自己的咨询顾问是谁,直接将电话转接至相关部门助理处。

4.    接待推销人员:上班时间若有其他公司的推销人员上门推销,应婉转拒绝,告知上班时间在公司推销,会影响他人工作,若有员工需要他们的服务,告知相关部门员工直接与其对接。

5.    面试人员:请面试人员在前台处填写面试人员资料表,并带领其前往会议室等待,通知办公室主任或相关部门领导进行面试。

6.    接待频繁往来的相关人员:

a)    快递,公司内部不论发件或者寄件,均以电话通知相关员工至前台处进行处理,不能让快递员直接进入公司实验室内部。

b)   物业公司,公司内部的水电维修、物业规定的各项活动的联系工作;

c)   送水公司,关注公司各处饮水机水量情况,及时联系送水,每次接待时只需要在送水公司的卡片上写清送水“XX”桶,拿走空桶“XX”个即可。每月月底结账,填写请款单提交办公室主任,向财务申请费用支付。同时关注公司饮水机是否正常,如有异常及时通知饮水公司进行维修。

 

二、 办公用品管理

 

1.    盘库:每月23-25日对库存的办公用品进行全面盘点,制作“办公用品库存统计表”提交办公室主任审查。若有用品数量不足或已领用完,即时上报,进行补充;

2.    购买:每月25-28日通知公司各部门提交下月所需的办公用品清单,统计出“购买清单”后报办公室主任审批。批准后,联系办公用品供应商送货;

3.    领用:员工领用所需办公用品时,让其填写“办公用品领用表”并签字,然后给予发放;

4.    结算:每月底联系办公用品供应商提供本月未结货款清单及发票,确认无误后,填写支出单,报财务人员审批后通知供应商前往领款。

 

三、日常事务

 

1.    保证行政电子设备的正常使用,包括:扫描仪、传真机、复印机等,若机器出现故障,及时联系供应商解决问题;

2.    每月15日左右统计公司提供话费补助的员工名单,并将名单与话费总数报于办公室主任审核。领款后,前往移动和联通营业大厅购买充值卡,并开具发票。将充值卡发放给相关员工,并要求其签字确认;

3.    每月定期统计公司所有人员通讯信息,更新员工通讯录,公司若有新进或离职员工,都应在2-3个工作日内制作新的通讯录,发送至每位员工邮箱中;

4.    名片的申请与制作:当公司部门有印制名片需求时,需要其填写“名片申请单”,并提供名片相关信息。确认名片信息后,将信息发送给供应商,通知其排版印刷,电子版确认无误后印刷,后交于名片申请人;

5.    每周一定时查看公司信箱,将信件发放至员工手中;

6.    公司备用门卡的管理,前台应妥善保管备用钥匙以备公司同仁有紧急情况时使用;

7.    公司有人员招聘时,协助人事部门电话通知应聘人员各项事宜;

8.    收发传真,协助各部门员工收发业务传真;

9.    协助办公室主任组织协调公司内部活动,如员工生日会、公司集体活动、拓展等业务的联系、通知、协调事宜。

10.    新员工入职时,提供入职表格、欢迎信、办公用品、公司通讯录等,并收取新员工的个人身份证明(身份证、学历学位证、户口本、照片)的复印件,提交办公室主任整理归档。

11.    积极配合公司的市场宣传活动,做好后勤保障工作。

 

四、 接待工作


1.  接待前准备工作

a)    来客人数确认:会议前向相关负责人确认来客人数,为布置会议室及订餐做准备;

b)   会议室桌椅布置:在开会前将会议室的桌面收拾整洁,会议椅归位;

c)   茶水及点心:会议前准备好茶、热水及杯子,等来客就位后逐个送茶;接待贵客时,应提前准备必要的水果及点心供开会人员食用;

d)   相机:准备公司相机,为来客拍照留念所用。

e)   订餐:向会议负责人确认是否需要订餐,如需订餐应确认就餐人数后,电话联系餐厅预订包房;

f)   预订酒店:如需为来客预订酒店,确认主客姓名后,电话联系锦江富园大酒店预订房间,预订成功后向办公室主任汇报确认。

2.  会议中服务工作

a)    为开会人员添加茶水;

b)   按照领导要求提供会议支持;

c)   安排专人负责会议中的摄像工作;

3.  会议后完善工作

a)    组织来客及公司领导合影留念,并将照片发至来访者邮箱内或作为贺卡发送。

b)   如遇重要客户来访,应及时将会议相片资料上传至公司网站内。

c)   会议后的清理工作:将剩余茶水及茶杯清理干净,未食用的点心整理归入茶点处,以备公司员工食用;

d)   会议后器材的归库:会议后器材应及时归库,将相机及其他器材放回原处;

 

 

 
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