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员工入职管理规定

2011-12-25 员工管理制度  

员工入职管理规定

1      目的
规范PAS&GELS公司员工入职工作流程,帮助新员工消除对新环境的陌生感,顺利将其导入公司的文化氛围中,在试用期内对新员工的工作进行跟踪和评估,为员工转正提供依据,同时有效规范用工风险。

2      适用范围
适用于PAS&GELS公司所有员工的入职工作。

3      关键词
3.1 入职:是指员工被单位录用,接到录取通知并按时到录取公司办理入职手续,双方正式建立劳动关系,只完成公司相关规章制度等入职培训,还没有被指派到岗位上接受岗位职责和工作试用。

3.2 上岗:是指员工与录取公司正式确定劳动关系后,完成人力资源部安排的公司相关规章制度方面的入职培训,由人力资源部引并转交用人部门负责人,由用人部门负责人指定岗位,明确岗位职责,确定指导老师,开始岗位培训和岗位试用。

3.3 试用期培训:新员工在办理完相关入职手续后,由公司人力资源部根据培训计划表展开一系列试用期培训工作,主要包括公司介绍、企业文化、规章制度、岗位业务培训等,通过培训使员工了解所从事的工作的基本内容与方法,使他们明确自己工作的职责、程序、标准,并向他们初步灌输企业及其部门所期望的态度、知识、技能,从而更快地融入公司文化氛围中,顺利展开工作。

3.4 试用期评估:通过对新员工在试用期间的跟踪、观察和访谈,从工作业绩、能力、态度等全方位做出客观评价,以确定新员工是否符合公司要求。

4      入职通知
4.1 最终面试负责人确定员工是否录用,将被录用人员的隶属部门、岗位名称、薪资待遇、入职时间、其它特殊事项通知人力资源部。

4.2 人力资源专员接到以上的信息后,以电话联系的方式将入职通知告知被录用人员,通知内容包括隶属部门、岗位名称、入职时间、入职所需资料、其它(如个人用品)等。

5      入职准备
在新员工入职的前一天,与员工入职工作相关的部门提前做好相应的准备工作,以顺利迎接新员工的到来。

5.1 行政部

5.1.1 工位确定(与用人部门沟通)。

5.1.2 办公工具(如办公电脑及办公椅),在新员工入职前一天安置好。

5.1.3 公司邮箱、RTX、CRM相关账号与权限设置的开通。

5.1.4 笔记本、签字笔、文件夹、书架、垃圾桶等办公用品。

5.1.5 门禁卡。

5.1.6 培训资料(电子版或纸版)。

5.2 人力资源部
5.2.1 劳动合同(一式两份)。

5.2.2 保密协议(一式两份)。

5.2.3 入职手续清单(一份)。

5.2.4 入职登记表(一份)。

5.2.5 培训资料(电子版或纸版)。

5.2.6 新员工入职前一天将其入职时间通知行政部和用人部门。

5.3 用人部门

5.3.1 工位卫生清理。

5.3.2 电脑软件配置。

5.3.3 岗位说明书。

5.3.4 指导老师。

5.3.5 培训资料(电子版或纸版)。

5.4               入职员工

 5.4.1 身份证原件及复印件4份。

5.4.2 毕业证原件及复印件1份。

5.4.3 学位证原件及复印件1份(如果有)。

5.4.4 资格证书原件及复印件1份(如果有)。

5.4.5 离职证明原件1份。

5.4.6 体检证明原件1份(视情况而定)。

5.4.7 彩色1寸照片2张。

5.4.8 个人用品(如水杯等必需品)。

6      入职报到
6.1 新入职员工按照入职通知中约定的报到时间,带齐所有资料准时到公司进行报到,公司前台(或行政专员)热情接待并对新员工的到来表示欢迎,然后将引领新员工至人力资源部。
6.2 人力资源专员首先对新员工的到来表示欢迎,与新员工进行简单的寒暄,以接近距离感。将入职流程向新员工进行讲解,以方便其办理相关手续。
7      入职手续办理
新员工入职报到后,由人力资源专员安排新员工进行入职手续办理的工作。办理次序依次为:人力资源部——行政部——用人部门。

7.1    人力资源部
根据入职手续清单,逐项办理以下工作,每完成一项打“√”注明。其中7.1.1-7.1.8项由人力资源专员负责,7.1.9项由人力资源总监负责。

7.1.1 收取并审核员工提供的资料,原价审核后交还新员工,复印件存档。如果材料不齐全,与员工约定补齐时间,一般为1个月,到期仍旧无法补齐者,按照劝退处理。如果发现证件不真实,取消其入职资格。

7.1.2 安排新员工填写入职登记表。

7.1.3 签署劳动合同和保密协议。

7.1.4 确认有关档案、户口是否需要转入事项,如有确定转入时间。

7.1.5 收集员工工资卡号(工行),如果没有告知员工及时去办理。

7.1.6 引领新员工至行政部,连同入职清单与行政部进行移交。

7.1.7 发布新人入职公告。 

7.1.8 整理员工个人档案。每个员工各有一份,以单独的档案袋归档存放。内容包括员工简历、应聘登记表(含照片)、试题及答案、面试评价表、入职登记表、入职清单、劳动合同、保密协议、身份证复印件、毕业证复印件、学位证书复印件(如果有)、资格证书复印件(如果有)、离职证明、体检证明、试用期面谈记录及评估表、转正申请及转正申请测评表,在职期间所有的工作异动情况(包括职务变动、职等和薪等的调整变化、福利待遇、奖惩、集体户口状况、档案存放情况等)、放弃交纳五险一金的声明、离职申请、离职工作交接单等所有资料。

7.1.9 将新员工的入司时间、隶属部门、岗位名称、薪资待遇、工资卡号通知财务部负责人。

7.2    行政部
行政专员在接到人力资源部移交来的新员工后,首先对新员工的到来表示欢迎。根据入职清单,逐项办理以下工作,每完成一项打“√”注明。

7.2.1 根据工作清单逐项发放办公用品,并协助新员工进行搬运。

7.2.2 将新员工指纹录入考勤系统,发放门禁卡(一周内完成)。