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公司视频会议管理制度

2013-01-16 企业管理制度  

为规范视频会议的使用,保证视频会议的顺利进行,特制定本管理制度,要求如下:

一、会议申请流程及标准
1、各职能部门召开的接口人视频会议需填写《视频会议申请单》(见附件一),分管(副)总裁签字后交至集团IT部留档,并将会议通知发送各分公司参会人员及IT接口人,视频会议后如需要本部门以外的相关部门进行协助或者需要运营督导部进行督导的,请抄送相关部门。

2、集团总监级以上、分公司副总经理以上或全国全员视频会议均需提前两个工作日填写《视频会议申请单》提交至总裁办主任处,经总裁办主任批准同意后,方可将会议通知发送各分公司参会人员及IT接口人,并将该申请单交至集团IT部留档。

3、总裁办每季度召开一次全国(全员)视频会议;
4、集团各职能中心所召开的全国总监级以上视频会议应由集团总裁办主任或运营督导总监或培训总监出席,相关职能部门积极做好后期配合工作。

5、全国全员伙伴视频会议应由集团培训中心召集,集团总裁办主任以上领导主持,并由集团、地方公司IT负责人负责设备的通畅。

二、会议设备及网络要求
1、各分公司IT接口人必须准备相应设备,如:摄像头、音箱、话筒(或者耳麦),如有缺失或运行不正常,需提前至少一天在当地自行采购并调试,确保设备可用。

2、会议期间必须保证网络通畅,开会使用的电脑带宽需在4M以上,即实际下载速度需保证在200k以上;IT接口人在会议开始之前需检查当地分公司的网络状况,必要时限制其他伙伴的网络带宽或直接断开网络。

3、集团IT部应提前建立好会议,以保证各分公司在会议召开前30分钟可以进入会议系统进行调试。

4、各分公司必须根据会议通知的时间,准时上线,IT接口人需在会议召开前30分钟调试完毕(由于目前大多分工司没有专职IT,如没有把握在30分钟内调试完成,请提前更多的时间进行调试,如有问题可询问集团IT部,务必保证在规定时间会议系统能正常使用)。

三、奖惩措施以上事项请各分公司提前做好准备,如在会议进行中发现缺少硬件(没有话筒、没有视频),或者没有准时上线的以及由于网络状况导致时常断线或带宽不够的,一律作为缺席处理;分公司总经理、分公司IT、集团IT将承担三级连带责任,各成长50元。若由于集团IT部延迟建立会议导致各分公司无法进入会议系统进行调试,集团IT成长100元。

本制度经总裁办审核批准后下发执行集团IT部二〇一二年四月十日此文件自发布之日起执行。