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酒店差旅费用的管理制度

2013-02-18 酒店管理制度  

酒店筹备期发生的出差及差旅费用管理也是值得财务关注的问题,财务部按照酒店制定的差旅费开支标准,据此严格执行。

当发生差旅费报销时,如果酒店管理方没有及时讨论,制定出相应的差旅费开支标准,仅按酒店领导批准的部门出差报告所涉及的内容参照执行,那是比较尴尬的,也将会遇到业主方责疑。

以下为酒店财务编制的酒店出差及差旅费用管理制度,其中住宿标准与出差补贴标准需按酒店讨论制定的尺度填写。

    *****锦江国际大酒店出差及差旅费用管理制度

    目的:

为进一步加强员工出差管理,规范差旅费报销标准,控制差旅费用,按酒店开业筹备期的具体情况,现将相关制度制订如下。

   适用范围:

本规定适用于*****锦江国际大酒店

   查阅权限:

*****锦江国际大酒店全体员工。

 

一    出差管理规定

1.1出差程序:

1)员工因公出差,须向酒店经理办提出申请报告,必须注明具体出差事由和完成时限,出差期限由总经理最终核定。

1.2差旅费用管理

差旅费用实行部门归口管理,按照全面预算管理原则,各部门负责人应在酒店确定的部门差旅费用年度总额内本着节约的原则实行从严控制使用。

差旅费预算财务实行刚性控制,对超预算的差旅费,财务部门一律不予报销。

差旅费用的报销需填制《*****锦江国际大酒店差旅费报销单》,单据上的项目必须填列完整,所附发票单据的日期必须与出差期间的时间匹配,否则财务部门可拒绝报销。

1.3出差人员管理

出差人员在出差途中除因病、意外灾害或工作实际需要,经电话请示出差审批人获准适当延时外,不得擅自因私或借故延长出差时间,否则由此而产生的相关费用自理。

二    差旅费报销规定

2.1差旅费费用范围

差旅费是指公司在职人员因公出差所发生的住宿费、交通费、出差补助和出差期间发生的打包、托运、订票等杂费。出差期间发生的招待费和其他费用另行报销计入相关费用,不计入差旅费用报销范围。

2.2差旅费用报销规定

1)住宿费的规定:

出差期间的住宿费一律凭住宿发票按不同级别的规定住宿标准报销,超出标准部分由个人自行负担。

公司员工到外地参加各种会议,由会议单位统一安排住宿而超过规定住宿标准的,凭会议单位有关证明,实报实销。

对随同领导出差和陪同贵宾出差的住宿费而超过规定住宿标准的,经经办人注明并经授权审批人审批同意后,可按实报销。

对单人出差的住宿费可以在规定标准的130%幅度内予以报销,超过标准部分由个人自行负担。

出差人员的出差地如是家庭居住地住宿费不予报销。

出差住宿应严格执行上述规定,如有虚假现象或执行不力情况,一经发现将对相关责任人给予相应的处罚。

不同级别的住宿费报销标准详见附表。

2)交通费的规定

交通费指出差员工在出差路途中所发生的乘坐飞机、火车、汽车、轮船、出租车等的费用。

出差员工乘坐的交通工具,按开支标准规定执行。

出差期间部门总监级以上员工发生的出租车可以据实报销;经理级及以下级员工,一般不得乘坐出租汽车。如确需在市内乘坐出租汽车的,应书面说明原因,经部门总监或总经理批准后方可报销。

3)出差补贴的规定

对参加各种会议的已由会议统一安排伙食的不予出差补贴。

对随同领导出差和陪同贵宾出差的伙食费已由酒店负担的不再给予出差补贴。

4) 杂费规定

出差期间,因为业务关系与酒店有关部门之间进行通讯联系的邮件、传真等费用凭有关记录凭证和正式发票可实报实销,因私费用一律不予报销。

出差期间非工作需要的游览、参观费用,由个人自理。

出差期间,发生的非工作和业务用的购书、报等资料费及其他各种费用均由个人自理。

员工因乘坐飞机、车、船等交通工具所发生的购票手续费、服务费等,可凭票按每人次不超过20元的标准予以报销。

 

差旅费报销标准: