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办公用品管理规范

2013-08-03 办公管理制度  

为规范公司日常办公用品管理,降低办公耗材的使用成本。特制定本管理制度:

1、适用范围

1.1 本制度规定了办公用品的管理内容,管理程序与考核要求。

1.2 本制度适用于办公用品的采购、保管、领用等管理环节。

2、办公用品包含日常工作所需用品、印制品等

2.1 日常办公所需各种文具、电话、纸张、办公桌椅、各类文件夹类物品,电脑、传真、复印、打印机等设备及配件、耗材。

2.2 印刷品指各类信纸信封、名片、帐册、报表及产品资料、说明书等。

3、管理程序与要求

3.1 公司办公用品实行限额采购、分类管理。

3.2 各部门所需办公用品,由财务部指定专人采购及保管。

3.3办公用品所需费用实行“核定指标,限额使用,限额采购,超额考核”的原则。费用指标由财务部根据部门工作性质及人员构成情况核定下达(各部门办公费指标包括打印文件、复印费),费用指标纳入全面预算之内。

3.4 各部门所需的办公用品,实行按月采购,使用部门必须提前以书面形式提出采购申请单(见附表1)并由部门领导审核;行政办公室汇总后报主管领导审批后方可由采购部进行采购。

3.5 公司通用(公用)的信纸信封、传真纸、计算机打印纸、一次性茶杯等物品由行政办公室根据使用量分批采购与保管。有关部门需要时须指定专人负责领用并办理领用手续,费用按月结算。

4 、办公用品采购管理

4.1 行政办公室要根据公司下达的采购费用计划,严格把好审批关,有效控制费用。

4.2 负责办公用品采购人员,必须严格按照批准的采购计划进行采购,不得盲目采购,造成积压。

4.3 采购人员应熟知市场行情,要货比三家在比质比价的基础上选好供应商,努力降低采购成本。

4.4行政部对采购回来的价格、质量等进行监督。

5、 库房管理

5.1 库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立账册。

5.2 采购人员购入的物品入库必须附有合格证及入库单,收票时要当面点清数目,检查包装是否完好,如发现短缺或损坏,应立即拆包清点数目,如发现实物与入库单数量规格不符时,库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。

6 检查与考核

6.1 采购人员必须树立严谨的工作作风,确保采购的物品品种对路,库存合理,开支适当,凡因采购人员粗心大意,多采购,造成积压,每次扣20元。

6.2 采购人员购入的物品必须量适质优,凡购入的物品不合格,按损失金额的50%处罚。

6.3 财务部应严格掌握控制办公用品领用范围,坚决制止不合理开支,因工作失误,造成不合理开支,每次扣罚部门或责任人30元。

6.4 各部门必须严格按照公司下达的办公费指标及办公用品开支范围,根据本部门工作,合理申报计划,有效控制办公用品发放人员范围。因管理不严,办公用品被私人挪用,每次扣罚责任人30元。

6.5保管员应熟练业务,坚守岗位,服务热情,无其他任务而服务不及时,每次扣10元。

6.6 上述检查与考核工作由行政办公室负责执行,其他部门如发现需考核的事项,可直接向行政主管进行举报。