仓库收货管理制度

2018-12-04    仓库管理制度    【本页移动版】

第一部分  收货管理

一、所有货物进货必须统一经仓管员负责收货,并统一填制《验收单》,作为进货及付款的依据。

二、按照指定收货时间收货,特殊情况另行安排。根据采购申请单区分直拨部门和入仓货物。

三、必须在指定收货地点集中收货,统一管理收货工作;所有购进物品必须按规定程序完成验收手续后方可进库存放或进入使用部门,如无特殊情况,不得对未按规定验收而直接进入使用部门的货物补开《验收单》。

四、由仓管员配置好收货用具,如地磅、台磅、尺、刀等,保证收货现场及光线明亮,确保计量器具准确。

五、由仓管员和使用部门双方验收货物,以互相监督;由供应商送货的物品,采购人员应参与验收;财务部成本人员不定期突击检查收货情况。

六、由各部门指定有关人员验收并提供签名模式。

七、严格执行收货规定:

1、  供应商根据采购要求的品种、规格牌子产地、数量、质量、有效期、卫生标准、送货时间将货物送至指定收货地点。

2、  到货时由使用部门指定人员到收货现场与仓管员共同验收货物。双方根据已审批的《采购申请单》对货物实施验收,检查货物是否符合有关标准。

(1)   重量或质量

数量小或单价高的货物必须逐一验收,数量大而单价低的货物按比例抽查;部分冷冻食品须解冻抽查净重率;水份多或有杂质的食品要去水或杂质后过称或按比例扣减重量;限定单位重量的食品要在限定重量内验收;有包装规格的货物须抽查数量或重量是否达标;要去除包装物过称或扣减包装物重量;对送货量超出订货量的货物要控制限定比例内验收(仅限于生鲜食品);对送货量少于订货量的货物要知会采购员催促供应商送齐。

(2)   验收质量

检查包装物是否完整及崭新;检查生产日期及有效期;检查规格型号牌子产地;根据货物性质采用目视法、测听法、嗅味法、试验法、尝试法、对比法等验收方法;参考各种货物的鉴别方法。

(3)   对需要经过技术鉴定的物品,应请相关技术人员共同验收,并签名确认。

(4)   凡是未按规定事先请购的,或与请购单所列规格、质量、品牌等不符的仓库员应拒


绝验收;如因货物不符可能影响营业的,应征求使用部门意见作部分或全部验收。

3、  验收合格的货物,由收货员根据货物的品种、规格、数量(入仓货物要注意按发货的单位换算)及已审批好的报价按类别(食品、酒水、香烟、百货等)、按部门填制《验收单》,由仓管员和使用部门授权人、采购员签名,如属无审批价格而临时定价的,《验收单》须由采购主管签名。

4、  直拨类验收单一式四联,第一联:仓库存查;第二联:供应商(供应商凭此联,连同发票交给财务用于结算报账);第三联:财务记账(用于统计各类物资成本和记账);第四联:领用部门。进仓类验收单一式三联(无领用部门联)。货物验收后仓管员把完成签名手续的《验收单》供应商联加盖“收货专用章”后交给供应商作为结算货款的依据。

5、  货物经验收后,应立即由接收部门妥善保管,以防损坏、变质、丢失、被盗。

八、验收问题的处理:

1、  收货部在验收时发现问题,则应迅速知会采购部及使用部门到收货现场研究  解决办法。

2、  经确认货物不合要求,收货员及使用部门有权拒收,并及时知会采购部通知供应商退货或换货。

九、保管好收货资料,包括《采购申请单》、《报价单》、《验收单》、《收货日报表》等资料。

十、收货人员应公正办事,不得串通使用部门、供应商及弄虚作假,如有违反者将严厉处罚。



第二部分    发货管理

一、坚持先进先出的发货原则。

二、严格执行物品发放的有关规定:

1、  各部门领货时分食品仓、酒水仓、百货仓、工程仓填写领料单,写明领货部门、日期、申领品种规格、单位(按仓库规定的单位)、申领数量等,并封底。

2、  由部门负责人签批,领货授权及签名模式由各部门提供。特殊情况下先由仓库发货事后再补签批或盖章。

3、  仓管员在发货前要仔细检查领料单的内容,检查有无部门负责人批准及认清签名模式,检查有无更改领货品种的规格、单位、申领数量等,如有更改必须有部门负责人在更改处签名,

如不符合上述要求,仓库有权拒绝发货。

4、  发货数量不允许超过申领数量,如有特殊情况增加领货的,须重新下达经审批的《领料单》;如仓库无货,则在手工单该项目备注栏中注明“无货”字样,货物由双方当面点清货物后,由仓管员开出电脑《领料单》,领货人和仓管员在电脑单上签名。

5、  货物发出后,将《领料单》手工单与电脑单分类,第一联:财务记账,第二联:仓库存查,第三联:领料部门。

三、五金类物品发放规定

1、  五金类物品由工程部五金仓仓管员负责保管并发放。

2、  工程部维修人员凭报修部门签发的《维修申请单》到五金仓预领所需的维修材料,预领材料暂不录入电脑。

3、  维修完毕后,维修人员到五金仓办理核销手费,仓管员审核报修部门确认的维修用料,打印《领料单》,由维修人员和仓管员共同签名。

4、  《领料单》财务记账联随相对应的《维修申请单》,按部门分类放好,经工程部总监审核后定期交成本核算员。

5、  维修费用计入报修部门费用,《领料单》上“部门”栏填写报修部门。

6、  常用一次性耗材(如电工胶布、螺丝等)由维修人员根据需要到五金仓领用,《领料单》须经工程部总监签名。

三、发出的货物原则上不可退仓,如特殊情况,必须经财务部负责人批准,手续与领货程序一样;如属质量问题由仓库联系采购部安排解决。

四、仓库发货时间原则上在指定时间内进行,月底盘点期间暂停发货,盘点时间另行通知。

五、所有供应商赠送的物品,必须统一入仓后,由有关部门按正常领货手续领取;寄存物品同样按领料、退料手续办理。

六、部分文具实行以旧换新,领料单上凡有注明“以旧换新”则要交回旧文具,否则仓库不予发货。

七、严禁先发货后补单现象,严禁未办理审批手续从仓库借物后归还现象。

八、夜间紧急领用。

1、在前台设置钥匙领用登记本,登记钥匙类别、领用时间、领用人、交回时间、交回人、备注等内容,并设存匙箱保管钥匙。

2、非仓库上班时间需紧急领用货物时,由使用部门经理以上人员签批《领料单》,并在单上注明原因,亲自到前台并在大堂副理及保安主管证明下领取仓库钥匙,由三方签名确认。然后由三方到仓库开门取货,并在《领料单》“领料人”栏共同签字。取货后将钥匙和

《领料单》第1、2联交前台,第3联领用部门留存。

3、次日仓库上班取匙时,前台人员将《领料单》交仓库签收。仓库核实领料情况,确认无误后录入电脑并打印电脑单,将原手工单与电脑单订在一起。



    第三部分  仓库账务、货物保存和盘点

一、记账

1、  货物收发后,要及时打印收发单据并记账,反映库存的增减情况。

2、  货物计量要准确,减少差错。

3、  存仓物资在按不同品种设货卡,收、发货后及时登记,做好货、卡、账相符。

4、  各种货物按规定编码,经常检查已录入编码情况,及时发现同一物品重编码或物品窜仓现象并作出调整。

5、  每月编制“进、出、存报表”及其他相关报表,附上各种收发货单据,送成本核算员审核。

6、  仓库资料要分类妥善保管,不得丢失、毁损。

二、货物保存

1、  货物要整齐摆放,对不同品种、规格、批次的货物清楚区分。

2、  经常检查和整理货物,合理确定离墙距离、货物距离,注意通风,做好防火、防潮、防蛀、防鼠咬等安全和卫生措施。

3、  仓库内要保持整洁,必须每天打扫,收发货后及时清理货物。仓库内严禁乱扔杂物。

4、  熟悉各种货物,明确个人负责保管货物的范围,贵重物品单仓存放,实行专人保管。

5、  经常检查货物状况和使用情况,定期进行库存结构分析,对积压、不适用、残损、过期变质物品要分类列表上报。

三、货物盘点

1、  平时要常对货物进行抽查盘点,对贵重物品每天下班前结账盘点。

2、  每月月末,所有收发单据进账后,打印出库存报表,在成本核算员的监督下对库存物品进行全面盘点,将实盘数量与账载数量核对,如发现不符,应查明原因,分清责任,并填制“仓库盘点盈亏报告单”,经审批后方可作增减账务处理,做到账实相符。

四、报损、积压物品处理

1、  总仓或各部门二级仓库物品(未经使用)物品如发生积压、报损需要处理的,由仓管员填写《积压、报损物品申请单》,注明物品各称、规格、数量、购进时间、申购部门、报损或积压原因、建议处理方法等,由仓管员和使用部门负责人签名后交审计主管核实。


2、  审计主管对申请处理物品进行核实后,提出处理意见,签名确认后报财务部经理和总经理审批。

3、  仓库凭审批后的《积压、报损物品申请单》办理物品出库和销账手续;如属非营业出售的,还需审核财务部开出的收款收据。



         第四部分  仓库纪律和安全管理制度

一、仓库纪律

1、  仓库内严禁吸烟。

2、  仓库内严禁看书报,打牌等与工作无关的事。

3、  上班时间不得擅自离开工作岗位。

4、  上班时要开动有关设备,如抽湿机,下班时要关好电源。

5、  非工作需要严禁外人进入仓库。

6、  下班后非工作需要不得在仓库逗留。

7、  仓库锁匙不得带离单位及私自配制,每天下班时将锁匙存放在指定的锁匙箱内,并登记时间及与见证人一起签名。

8、  严禁将私人物品带入仓库存放。

二、安全管理制度

1、  店内各类仓库严禁吸烟和使用明火,并设有明显的“严禁烟火”标志。

2、  仓库内、门口及通道在确保畅通,不准堆放物品。

3、  仓库内使用的照明灯具和线路,必须按规范由正式电工安装、维修,禁止乱走临时线路;不准超负荷用电,不准用不合规格的保险装置。

4、  货物要分类、分库存放,不得将起化学反应的物品和灭火方法不事的货物同库存放。

5、  库内货物摆放间距合理,不得过高或过宽,消防通道、照明和货架的距离均应符合规定。

6、  仓库安排专人对灯具、线路、电器设备及开关进行检查,发现问题及时报修。

7、  每天下班前进行防火、防盗安全检查,确认无问题,关闭电源后锁门;建立安全检查记录。

8、  仓管人员必须懂得灭火常识,学会正确使用灭火器材。

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