院学生会外联部内部管理制度

2019-02-01    考勤管理制度    【本页移动版】

一、学生外联组织性质:

学生外联组织是由学生自主自发组成,隶属于学院学生会,由学生处直接领导,由团委指导的一个职能部门。

二、外联工作理念:团结,高效,发展,拼搏,进取。

三、外联工作内容 :
   1.以院学生会为平台,以其他部门的工作为依托,负责场地申请、宣传资料及请柬的发送;联系学院里其他学生组织,并加强与其之间的沟通和交流。 
   2.与学院领导和老师进行积极的沟通,完善校学生组织与学院领导间的交流平台。 
   3.联系各高院学生会,巩固和发展我院与兄弟院校的关系,促进合作举办活动,交流工作经验,并共享一定的资源。 
   4.负责院学生会对外的社会活动,联系校外商业机构,积极为我院学生会活动的开展获取尽可能多的资金和物质支持。
   5.进行部门建设,加强外联部成员的沟通和交流,建设一个和谐团结的外联部;积极与其它部门联谊,拓宽大家的交际面,同时扩大外联部在学院的影响力。
   6.在做好本职工作的基础上,积极对外联部进行部门建设,推出具有外联特色的品牌项目活动,在以往积累的经验的基础上积极探索,打出外联部的品牌活动。
三、学生外联组织人员设置及其职责: 
   1、部长(1名)负责统筹全部工作,负责一些重要洽谈,主抓创收工作及考核工作,及时了解部门成员的思想动向,做到“内引外联”。 

2、副部长(4名)配合部长做好日常工作,协调组织内部工作,部长外出时代部长行使职权。

3、干事负责部门基础工作,积极完成部门任务,并要求每月书写一篇工作汇报适时汇报工作情况。

四、日常工作 :
  1、文字工作: 包括工作计划、工作总结的起草,外联文书的拟定(协议合同、赞助策划书、活动策划书、申请书、邀请函等),外联活动的书面总结及常规例会的会议记录、摄影、制作海报等。
  2、信息工作:包括网上资料的收集、校外商业机构的联系资料及相关企业的最新动态,兄弟院校联系方式以及最新活动,校内其他学生组织的活动等,并对收集到的资料分类整理。 
  3、联系工作:负责与各兄弟院院学生会、我院各学生团体、及学院领导联系;联系商家并与商家洽谈相关在校内举办商业活动,落实赞助物品到位情况等事宜。 
  4、辅助性工作:辅助院学生会其他部门的工作,包括宣传资料的发放,活动现场的场控、后台支持以及物资管理等。

注: 针对以上工作内容分为三个小组,文字工作组,信息联络组,制度研究组。外联成员不局限于每组的工作,根据工作需要灵活安排。


 
五、例会制度 :
   为了规范外联部日常工作,提高部门工作效率,加强外联成员的沟通交流,使外联部工作的更具计划性、系统性、全面性,特制定例会制度。
   1、部长、副部长会议随机召开,及时研讨部门工作,部署工作计划,总结工作经验教训,交流工作心得。

2、每周召开一次例会,总结近期工作并制定下一步计划,同时进行团队建设,促进成员的沟通。

3、例会时间

4、例会要求:

1)正装出席(除遇因工作、身体原因除外)

  2)做会议笔记

    3)手机调震动模式(除遇领导、商家及未知来电可接听外,会议期间不允许接听电话及收发短信等一切与手机有关而又与工作无关的行为)


六、考核制度 :

1、考勤制度:

1)每次例会都要求签到。
  2)成员如果有病假、事假,应事先跟组长接着部长请假及到文书组组长处登记,事后找部长或副部长了解相关会议内容并到文书组组长处拿会议记录。成员要加强的时间观念,杜绝迟到现象。
  3)例会内容和例会过程由文书组成员进行记录并存档。 

2、奖励制度:

1)对于表现优秀的干事,可以在学期前申请上个学期的优秀干事称谓;

2)英雄榜的设立

3、惩罚制度:

1)对工作不力或犯有错误的学生干事,外联部讨论视情节轻重给予处分。处分类型主要分为:罚金、内部批评、劝退、撤销职务、勒令退职,内部批评三次(含三次则视为自动退出部门)

2)部员无故迟到例会一次者,则给及内部批评处分。

3)部员无故缺席例会两次者,视为自动退出部门。

4)部员无故迟到参与部门任务、学生会工作者给及内部批评处分。

5)部员未能在规定时间内完成部门工作(如工作总结、会议记录等工作)并上传至相关人员者则给及内部批评处分。

6)正式干事犯以上事项除接受内部批评外并处罚5-20元不等罚金。干事5元,副部长10元,部长20元。

7)一个学期请假超过五次者,即勒令其退出。

8)对业务素质提高缓慢,明显不符合学生会工作条件要求的,经指导老师教育仍无效者,予以劝退。

9)对不服管理,违反纪律者,经多次教育批评仍不悔改,或者做出有损集体名誉及利益的,视情节轻重给予警告或批评,情节特别严重者予以撤销职务。

10)对违反学生会工作制度,无视组织纪律,扰乱学生会正常工作秩序,影响学生会形象的学生干事,予以留职察看;经批评教育不改正者,予以勒令退职。

11)对严重违反校纪校规,行为不端,在各种考试中有舞弊行为,被考场发现或被举报经查属实者,勒令退职。

12)有其他恶劣行为,造成极坏影响的,勒令退职。

13)对违反组织管理,活动管理,经费管理,干部管理的个人,外联部给予内部批评。

14)考评中,被评为不称职者,应写书面检讨,并予以内部批评;

15)对有违法犯罪行为者,造成严重影响,应勒令退职并交行政部门处分。

七、文件档案管理制度: 
   为了完善学生会外联部文件、档案的管理,使外联部工作得以高效、有序的进行,使外联工作分门别类,特制定外联部档案管理制度如下 
  1、外联部主要文件资料 

1)外联部组织机构设置及管理条例。

2)外联部成员、名单、个人资料、联系方式。

3)外联部各学期工作计划、总结。

4)外联部特色活动总结。 

5)外联部各种会议记录及总结。 

6)外联部个人的工作总结。

7)外联部的对外联系方式。

8)外联部的帐目和物品管理簿。 
  2、档案管理方法 
   1)部门内指派成员管理文件资料,并及时收取、提交、存档

2)定期整理档案,保证分类明晰,便于提取、查找。 

3)保证档案及时整理,配合文字工作组保存、管理。

八、报销制度:

外联部在进行各项活动的过程中,会产生相关的活动费用。费用报销的主要程序为成员将报销凭证及费用说明交部长审核,由部长统一进行申报。(注:报销凭证必须要以工商局承认正规发票为主)

九、工作细则:

1、外联部全体成员要服从部门工作安排、部署,要有大局思想和主人翁意识。

2、对于部门和社联内部各种资料须妥善保管,绝对不能外泄。若有发现,必将严厉惩处。

3、外出联系商家时,须提前做好充分准备,并应及时向部长报告商家要求及商谈情况。

4、严格遵守《广东警官学院学生组织接受社会赞助管理制度》,任何人无权利擅自同商家签订或口头商定任何协议。

5、出访时,要时刻牢记自己代表着学院、部门,必须着装整洁、言谈得体,保持学院及部门的良好形象。

6、与人交谈时要注意所处环境,选择适当的方式方法,绝不可盛气凌人、妄言不知之事。

7、外联部的一切赞助物品及资金归学院所有,任何人不得擅自动用,须在合同签定后由部门统一支配。 

8、部门人员有义务为部门收集各方面的消息情况,及商家资料并上报部门。

9、任何人不得做出有损学院及部门名誉、利益的行为。若查实,经内部讨论后给予警告处分,对于造成特别严重影响的将直接取消其职位。

10、本着“热情、主动、自信、诚恳、认真”的原则妥善处理工作中发生的问题。

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