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如何认识和运用函

2018-04-12 信函范文  
函是适用于不相隶属机关之间相互商洽工作,询问和答复问题;向有关主部门请求批准等的公文。具有轻捷简便,灵活自由的特点,属于商洽性和知照性的公文。办公室秘书要在实际工作当中熟练运用函这种实用性文体,首先必须对函的种类有深入的认识和理解。当前对函的分类,可以有不同的角度。从现有的一些有关写作教材和书籍来看,对函的分类,还存在着不大科学和概念不大明确的现象。如1985年4月档案出版社出版的《机关应用文》(闵庚尧编著)中说:“函又有公函和便函之分,公函用来商洽,询问和答复一般工作事项;便函是用来商洽,询问,介绍,联系和答复某些事务性的事项。公函属于正式公文;便函不属于正式公文。”又如获至1992年12月华夏出版社出版的《公文写作实用技巧》中说:“函有公函,便函,来函,复函之分。各有不同的含义。......来函,是指主动提出问题或公务事项的函件。复函,是指回答来函所提出的问题或公务事项的函件。”这里对函的划分,显然是将公函与便函,来函与复函作为两组相对的概念。但这样的划分却是概念不明确,分类的标准不统一的,因而分类也是不科学的。先说公函与便函的划分。前述公函处理的是“一般工作事项”,因而“属于正式公文”;便函处理的是“某些事务性事项”,因而就“不属于正式公文。这种划分的方法,起码会引起读者的误解。似乎“一般工作事项”才是“公务”事项,“某些事务性事项”不是“公务”事项,但实际上这两类事务都是公务,而不属于“私务”。从逻辑上和事实上来说,便函既然同属于处理“公务”事项,也就同属于“公函”,没有充分理由说便函处理的是“某些事项性事务”,不是“公务”事项而
断定它不属于正式公文。因此,把国家行政机关公文的函划分成“公函”和“便函”的相对概念,不但会造成误解,使读者以为“便函”不属于正式公文,而且也是概念不明确的,给秘书的实际工作带来诸多的不便。因此,国务院办公厅于1981年2月发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》以及于1993年11月修订的《国家行政机关公文处理办法》都取消了公函与便函的分类和名称。
再说“来函”与“复函”的问题。这二者并不是相对的概念,分类的标准也是不同的。
从逻辑上和事实上来说,“来函”是与“去函”相对的概念,“复函”是与“问函”或
“发函”相对的概念。“来函”与“去函”是从行文的方向来划分的概念;“复函”与
“问函”或“发函”是从行文问答的性质和主动还是被动的方式来划分的概念。而且
这些划分还有互相交叉的现象。例如在来函中有“发函”或“问函”,也有“复函”;
同样,在去函中亦有“发函”或“问函”,也有“复函”。在“发函”或“问函”中,
既有“来函”,也有“去函”;同样,在“复函”中,亦有“来函”,也有“去函”。
因此,前述“来函,是指主动提出问题或公务事项的函件。复函,是指回答来函所提出
的问答或公务事项的函件”。这两个定义是“以偏概全”的,并没有分清函的内涵和外延。
因为“来函”中不仅只是“主动提出问答”的“函件”(“发函”或“问函”),也有许多是回“去函”所提出的问题的“函件”(“复函”);而且“主动提出问题”的函件中,也有许多是“去函”。本单位给对方的“复函”是回答“来函”所提出的问题的函件;对方给本单位的“复函”则是回答“去函”所提出的问题的函件。“复函”,本单位可以用,对方单位也可以用,什么单位都可以用。“复函”不只是答复“来函”的,也有答复“去函”的
因此,对函的分类,必须要有一定的标准来划分,而且一次分类只能用一种标准。
1,从格式来分,函有两种。一种是正规的“函”,其标题,公文编号,主送机关,
发文日期等等格式和写法,都与其他公文文种相同。另一种是“便函”,省去了标题和
公文编号等,格式和写法比较简便和灵活。
2,从行文方向看,函可分为“来函”和“去函”两种。“来函”是对方机关发来
给本单位的函件;“去函”是本单位发出去给对方机关的函件。
3,从行文问答的性质和主动与被动方式来分,有“发函”或“问函”和“复函”
两种。“发函”或“问函”是主动提出询问和商洽意见或请求批准事项的函件;“复函”
是答复“发函”或“问函”所提出的问题,意见,请求事项的函件。
4,从函的内容性质和用途来分,还可以分为“商洽函”,“询问函”,“答复函”,
“知照函”,“催办函”,“邀请函”等等。
那么,在实际应用中秘书应如何把握函的特点,正确地使用函呢?
首先,由于函与这些“请示”,“批复”或“通知”等文体有相近之处,在实际就用
中往往容易混用。在该用函的时候,不使用函来行文却使用这些相近的文种行文。如有
的机关请求同级甚至下级归囗主管部门准许办某一事项时,不用函行文,而错用了“请示”来行文,致使自己降格以求。而在应该使用相近文种“请示”,“通知”等来行文时,却错用了“函”来行文,致使自己越位。其实,这些相近文体之间还是有细微区别的。比如“请示”与请求“函”,尽管二者都有请求批准的意思和用途,但是其行文关系不同,请示是下级机关对上级机关的上行文;而函则是给有关主管部门或不相隶属机关的平行文。
其次,要有鲜明的针对性,一文一事,开门见山,简短明快,避免文牍主义。要紧密围绕所提出的问题和公务事项的中心来写,直陈事项,点到为止,不兜圈子,不绕弯子,无须讲客套话,也不讲大道理,好像要教训对方。
最后,内容要有分寸感,措词要得体。提出的要求等事项,必须是切实可行,对方能办
得到的,不要使对方为难。对受文机关的态度也要正确。对上级要谦恭,谨慎,对同级
或不相隶属机关,要友好,诚恳,对下级机关,要尊重,温和。这些态度,要通过得体
的措词,体现在函里。得体的措词,就是既要反对傲上慢下,盛气凌人,也要反对恭维
逢迎,庸俗陈腐/在函的结尾处,可适当选择一些常用的机关书面习惯语,如“为要”,
“为盼”,“为荷”等等,向受文机关报表示礼貌。