驾驭时间

2011-07-23    升职有道    【本页移动版】

培养一种实用简便、令人愉快的工作风格,克服拖延的毛病。
Stephanie Winston 著

有家小型技术咨询公司的业主Steve Williamson(威廉森)和Alan Drew(德鲁)每天都工作整整八、九小时。德鲁离开办公室时,他的公文包中通常塞得满满的。他经常要花两个小时来"完善"一份原本四十五分钟即可完成的报告。一谈到时间,他便成了自己最可怕的敌人,吃尽了按惯例办事这种痼疾的苦头。

相反,威廉森却很少把工作带回家。在上班的八小时内,他完成了德鲁可能要花两倍时间才能做完的工作。两人工作的不同之处在于:德鲁工作得力,首先完成最紧要的工作;威廉森工作不仅得力,而且很有效率。

工作得力指的是完成的作得当,知道该做什么、何时去做它,即花时间去争取最大的回报。但是,如果缺乏了有效运用时间的另一要素,即使工作得力也得大打折扣了。这个要素就是有效率,即以适当的方式去完成相应的工作。时间管理流程的关键就是要将这二者结合在一起。

如何利用时间常常反映出一个人长期养成的习惯。许多经理之所以损失时间,与其说是因为外界的干扰太多,还不如说是因为其自身的怠误所致。不管这种怠误是有意的拖延,还是追求完美,或是工作效率低下。

自我怠误

人们做事拖延的原因五花八门。一些是是因为不喜欢手头的工作,另一些人则不知道该如何下手。如果拖延已开始影响工作的质量时,就会蜕变成一种自我怠误的形式。绝不可沉溺于其中。

当你肆意拖延某个项目、花时间来削大把大把的铅笔,或者计划"一旦……"就开始某项工程时,你就为自我怠误落下基石。巧妙的遁词、或有意忙些杂事来籍此逃避某项任务,只能使人在这种坏习惯中愈陷愈深。

要养成更富效率的新习惯,首先得找出导致办事拖延的情境。此处列举的问题囊括了大部份起因。看看以下药方是否适合你;

问题:工作枯燥乏味

药方:授权。一有可能,就让别人来做。将这种事交给下属,或雇佣公司外的专职服务。时常自问:"这事是则我来做重要,还是必须把它做了重要?"这样,就会避免成为冤大头。

问题:任务艰巨

药方:将任务分成自己能处理的零散工作。当你面临看似没完没了或无法完成的任务时,不妨将它分解成简单些的零散工作,在每天的工作任务表上做一、两件,直到最终完成任务。

问题:不能立竿见影取得结果或者效益

药方:设立"微型" 业绩。要激励自己去做一项几周或几个月都不会有结果的项目很难。可以建立一些临时性的成就点,以获得你所需要的满足感。

问题:工作受阻

药方:凭主观判断开始工作。假若你老是不知从何下手,就凭主观判断开始。比如,你不知是否要将一篇报告写成两部分。可以先假定报告为一单份文件,开始工作。如果这种方法不得当,你会很快意识到,然后再进行必要的修改。

问题:项目需要为装饰的监督。

药方:设立旗标。为尽量减少监督,对于流程多或物料繁杂的工作,都要分别设立检查区。

如果你对造成拖延的具体原因不甚了了,那可能已涉及到更深层的问题了。你是不是因为怀疑一个项目的价值或其既定实施方案而拖延某个项目?是不是因为未得到应有的尊重或薪水而拖延任务?是滞因害怕失败而畏缩不前?是否有个人困难让你分心?意识到拖延的原因会有助你着手克服困难。

最佳工作风格

Fred Evans(埃文斯)是一家大型制造公司某分公司的负责人,每月必须为总部准备进度报告,内容包括员工评估和生产总结报告。由于不喜欢做评估,他总是拖到最后一刻才去完成。

但他喜欢统计分析,即报告的下半部分。那么,他为何不先完成这部分,使自己有兴致去完成评估部分呢?"我从没这么想过,"他笑道:"从小时候起,我总听到'先做要紧事'这种名言。我想这种观念根深蒂固了。不过,就我而言,也许'后做紧要事'更合适,"第二个月,他便更弦易张,结果迅速地提前完成了报告。

"如何"去做某个项目很大程度上取决于经理人的个性和气质。你典型的"工作方式"是否符合你的气质?压力使你振奋,还是感到沮丧?其关键在于重视处理事务过程事"应该"和"必须"做的事。唯一 的正途便是,找到适合你、使你感到自然的工作方式。只有找到合乎自己的工作风格,并使之与手的任务相适应,才能真正提高生产率。

以下是一些常见的工作风格。试行一周左右之后 ,再采用那些让你感到适意的风格。抓住任务中心,由此着手。在大项目中,由最有利可力、最困难或最重要的部分着手。"擒贼先擒王,"有位负责出版的经理建议道:"否则,令人讨厌麻烦会象雪球一样越滚越大。"

则易及难,则表及里。先解决简单、较轻松部分,做做热身准备,再由易及难,逐步攻关。考虑为自己设置限期。Samuel

Jackson(杰克逊)指出,燃眉之急"确能使人全身心投入。"而对许多人而言,将任务推迟到最后一刻乃是极为自然的事。不过,在最后时刻的压力来临之前,务必掌握所需要的信息,取得初步的文件资料。同时,如果限期紧迫令无从机动,则要考虑加班加点以便从容完成任务。

利用"分块"工作模式。有些人用一整下午做一个大项目,再用其他时间来开会或忙些杂活。对工作要进行合理安排。在一个项目上花费的时间太多,就会为其所累,无视自己的工作质量。

使用"迸发"式工作模式。许多人喜欢瘵工作时间分散。在约会、处理文件等活动间安插短时间的集中精力工作。他们常同时处理两、三个项目,一旦不能专注于某一项目,就转向另一项目。

原文摘自Stephanie Winston著The Organized Excutive:New Ways to Manage Time, Paper, People, and the Elevtronic Office。作者1994年登记版权。由WW.Morton & Company, Inc.公司(New York, NY 10110)出版。黄道文译。

作者Stephanie Winston是时间管理顾问公司The Organizing Principle公司的总裁,专门从事个人和系统组织等管理效率的研究。著有畅销书Getting Organized:The Easy Way to Put Your Life in Order。

实现真正的效率

真正的寻求最经济的工作方式。以下是实现真正效率的几种方式:

规范化 对重复性任务,要设置常规的工作方式。例如,职员的每周例会可制定一个不变的程式,并来严加执行。

协调安排 将零散的工作一并处理。在整理公文包准备去吃午餐时,看看工作任务表是否还有其他事情可一并解决。尽可能一次多处理些事情。

重新分配任务 利用顾问和专业人员的服务。让旅行社负责销售会议的所有安排。陋用图片研究员为新产品册子准备图片。授权可说是怎么用也不为过。

优化办公环境 办公室里的设备要安排得当,便于使用。只需转动坐椅,便可操作计算机、取到计算器或所需文件。

先见之明 找出任务易于事先准备部分,事先收集材料。律师接手一个案件前,要对原告的背景材料做些解。

合理安排 就避免做相称的努力。在一项复杂的项目开始前,评估一下是否可以简化,看看是否可降低频率、缩小范围细节。

智联招聘网编辑

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