书函信 检讨书 保证书 倡议书 责任书 承诺书 协议书 意向书 委托书 证明书 担保书 决心书 建议书 计划书 应战书 悔过书 公证书 说明书
聘任书 挑战书 通知书 感谢信 表扬信 慰问信 介绍信 辞职信 道歉信 致谢信 邀请函 调档函 借条范例 贺电贺词 请假条 公告 信函范文
您现在的位置:个人写作范文 > 书函信写作 > 邀请函 正文

会展活动商务邀请函的写作

2012-12-03 邀请函  
商务邀请函的基本内容包括:会展活动的名称、举办城市、地点、时间、背景、目的;主办机构和组织机构;会展活动的内容和形式、特点等;主要参加或参与对象;会展活动的相关收费标准;联络方式以及其他需要说明的事项。

  会展活动商务邀请函(信)结构与写法

  ⒈ 封面 通常会展活动商务邀请函的封面会显示此商务函的性质。普通的商务邀请函(信)封面以会展活名称、主题、主办机构、时间、地点五项内容为主;而特殊的商务邀请函(信)。则在封面上只注明会展活动组织者或项目的名称、收信机构或人员的相关信息并注明“通知、特函、”等字样。

  ⒉ 标题 由会展活动名称和“邀请函(书)或(信)”组成。

  会展活动名称可以分为三个部分:基本部分、限定部分和附属部分。其中基本部分和限定部分构成展览会名称的主体。例如:第十届中国家电产品博览会邀请函(信)、第十二届中国国际机床机电展览会邀请函(信)。

  ⒊ 称呼 邀请函的发送对象有三类情况:

  (1)发送到单位的邀请函,应当写单位名称。由于邀请函是一种礼仪性文书,称呼中要用单称的写法,不宜用泛称(统称),以示礼貌和尊重。

  (2)邀请函直接发给个人的,应当写个人姓名,前冠“尊敬的”敬语词,后缀“先生”、“女士”、“同志”等。

  (3)网上或报刊上公开发布的邀请函,由于对象不确定,可省略称呼,或以“敬启者”统称。

  ⒋ 正文 正文应逐项载明具体内容。

  第一部分背景说明。写明举办会展活动的背景和目的;

  第二部分组织说明。对会展活动组织结构的进行介绍,包括的主办者、协办者、承办者等;

  第三部分是时间与地点。根据会展活动设定的举办日期、结束日期与举办城市、地点进行描述。

  第四部分是会展活动的具体内容介绍。

  主要包括了会展活动的展区划分、展品设定、同期活动、展示服务、会展活动的特点、会展活动的收费标准等相关内容;第五部分联络信息。写明联系联络信息和联络方式,包括传真、电话、邮箱、负责人等。结尾处也可写“此致”,再换行顶格写“敬礼”,亦可省略。

  ⒌ 回执 回执是被邀请方根据需要和可能而给予的一种反馈信息。通常会展活动的回执内容格式统一的会展组织者进行制定。包括了:参与者单位信息、参与类型、具体展位或广告位、会议活动预定事项、参与人员信息、参与时报到信息说明等。

  ⒍ 落款 会展活动邀请函的落款,通常是会展活动的组织机构名称加盖相关印章。如果是多家机构共同主办或承办,则由多家机构共同签名盖章。以证明此邀请函(信)的真实性与合法性。同时注明邀请函(信)的制作发布时间。 

  ⒎ 附件 附件是会展商务邀请函(信)的附属资料,与商务邀请函具有同等的法律效力。附件主要包括会展活动的相关说明、规定、制度、报展注意事项、人员信息表、服务内容等相关文件。附件是商务邀请函(信)不可分隔的一部分。

  重要提示:会议活动与展览活动、节庆活动的邀请函在写法上与内容上有很大差别,通常大型的展览活动设计到的内容较多。例如:布展规定、进场规定、商务租赁申请等;通常在大型展会活动邀请函(信)中,均包括在内。而会议活动,则通常在收到回执后,在发去相关的入场须知等信息。不同的会展项目需根据实际情况进行合理处理。切不可照本宣科。