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民生银行实习日记:办公室工作流程

2014-06-13 银行实习报告  

20XX年8月15日

    今天主要了解了办公室的工作流程,从每日,每周,到月度,季度,半年度,及年度工作安排,还有日常工作安排。  

    办公室虽然不涉及业务,但是杂务很多,虽杂却很重要。好的制度保障办公人员有效并及时的完成工作。

 

    收发文件流程,并且针对不同地方的文件对待的方式也是不同的,如总行、银监局的文件需要标注文件号,文件要有抬头等规格要求,并且需通过整个银行都使用的系统OA,若是分行自己发的类通知性文件就会通过分行自己的NOTES邮箱,格式随意些。

    重要文件的号码,以日期编写,方便以后的查找。查找历史文件也需要申请,这样保证了文件的安全性。机要文件按程度分为三类:绝密、机密、秘密,三类文件有不同的对待方式,比如绝密文件只能看,不能复印,机密及秘密文件不得流转。

 

  秘书的首要工作就是服务于领导。对于宴请工作,受邀或者邀请客人,及外出活动都有明确的执行步骤,如:分析活动的性质、目的、重要性及相关参与人员,通知领导,并给予建议;安排出车、餐饮、住宿等问题;提前一天通知领导活动的时间、地点。细致的流程保证活动当日领导的行程顺利及秘书准备工作的便利。

 

  印章是公司中极为重要的部分。印章的申请,刻制,销毁,外出,使用都有明确规定。印章有公章、手签章等,保卫处也有印章。重要的印章使用申请会较为复杂,如公章。保卫处的印则使用申请流程十分简单。

 

  通讯录的制作方便了员工之间的联系。由于人员较多和人员变更,需要总行、分行、支行逐次进行核对。

 

  民生有内网和外网。内网是他们自己的网络,能够上民生银行内部的官网,有通知、新闻、邮箱、论坛等功能,并且有一个类似qq的联系系统,可以找到民生内的每一个员工。外网则和普通的网络相同。

 

  季度例会工作流程是我见到介绍字数最多的一个流程,也可以大概感觉出民生对例会的重视。请示会议时间,参会人员,会场(投影,音像,餐饮,停车等),初步草拟流程并上报,确定会场联系人并明确会议要求,提前3-5日下发通知和邀请,提前2日起草会议议程并上报,与领导沟通,会议指南定稿,与会场联系人明确相关要求,会议物品(笔记本,备用笔记本,打印机,墨盒,录音笔,u盘,ppt控制器,电池,笔本纸,彩纸,曲别针,订书器,信封,剪刀,胶水,胶带,药,长尾夹,便签,烟,酒,茶,茶歇,矿泉水),文字材料(会议指南,座位图,签到表,领导ppt,询问其他部门是否有上会材料),提前制作背板并散味,订鲜花,安排速记,拍照等,车证,确定签到人员,安排领导出行,会议水牌,前一天布置会场,当天记录(录音)等。

 

  这份例会工作流程真的是面面俱到,小的物品如剪刀,胶带都有提到,虽然看起来冗长,但是却大大方便了秘书的准备,只需要准备好,而不必每次想需要带什么。准备的不一定都用得上,但充足的准备防止会议会因为细小的事情而影响进度。

 

  督办工作,民生为预防员工不能按时完成工作而规定了督办的流程。银行更有银监局在协助管理,为了防止银监局由于内部人员检查不能做到公正公平,民生还特意请了其他企业的人才到民生进行监管。

 

  总的来说感觉民生办公的优势在于流程的安排最大程度的减少了领导的工作量,如收文件的过程:收文-文件处理员-办公室主任-文件处理员-相关领导-文件处理员-部门负责人-具体办理人-部门负责人-文件处理员-归档。出现最多的就是文件处理员,收到文件的领导不需要想自己批完发给谁,只要退回文件处理员处即可。

 

  民生另一个优势是OA系统,完全按照规定的流程执行,否则系统不允许进行下一步,系统保证了高效准确的执行流程。系统OA规定收文时需手工录入文件名,来文文号,生成收文文号,纸质文件扫描作为附件内容,这样利于整理文件,日后方便查找

 

  问题:会签部门是什么?

 

点评:流程不仅是工作质量的保证,也是工作效率的保证。

    流程化与标准化是现代企业管理非常重要的一项内容。 

 

    流程化有三个层次

   1、低阶流程化:关注流程指标及流程间接口的顺畅性;

    2、中阶流程化:关注端到端流程的绩效;

   3、高阶流程化:关注业务模式优化,与战略组织紧密结合。