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文档管理实训报告

2014-06-10 实训报告  

 

通过两周的文档管理实训,不仅仅是巩固了课堂的理论知识,弄清模糊知识点,扩充知识;而且提高了文书文书处理,档案整理等档案工作的日常工作实操能力;更重要的是通过实训培养自身严谨细致的工作作风和良好的沟通合作能力。为了总结经验,现将本次实训报告如下:

一、 实训任务

   ① 判断所给材料是否应该归档,如何分类组卷

② 档案材料装订练习

③ 电子文档工作介绍及档案信息系统操作

④ 整理学生档案案卷及小组间交换检查

⑤ 企业文档工作调查及汇报

⑥ 整理专门档案及汇报交流

⑦ 撰写实训总结及交流

⑧ 参观学院档案室及广东省档案馆


二、经验

(一)杂乱无章到有条不紊

 

工作阅历浅、认识面窄、理论与实际存在差别等等各种因素给我们实训期间的档案整理工作有一定的难度,但是通过指导老师所给指导意见、所给的材料进行训练及纠正,更好地判断归档与不归档的材料、掌握较好的分类标准、分类方法以及熟悉一些材料的组合案卷的工作程序。当把那些一堆堆的文件整理成井然有序的档案室,就会有一种一种不由而生的成就感,自豪感。即使是在这段过程当中,会有文件涉及范围广,无法精确分类归档;任务多,时间安排不合理;理论知识不扎实;焦头烂额,因在某些问题上存在着一定程度的偏见而吵架的时候,我们也能够进行很好的沟通和讨论,最后展现我们小组的劳动成果。

(二) 做调查、做整理的认识

 

从企业文档工作调查的后,了解到了如何做调查也是一门艺术,如何调查能达到有一定的预期效果。调查企业的文档,发现与课本理论知识有着一定的差别。每个公司都会有一定的分类标准、分类类目、归档的范围,同时也了解了一些文档的不同保存形式,虽然调查并不能像我们拥有工作的经验一样,但是我们却能从中知道目前一些企业的文档工作的相关情况。

同时,我们也会有电子文档、专门档案整理的项目。在电子文档的实训中,掌握了一定的电子文档工作的操作方法,如软件的文件录入、文件整理、文件的分发、文件的传递、档案全宗的管理、档案的检索、档案的提供利用等等一系列的操作。这其中必定少不了严谨细致的工作态度,切记文件录入的错误等等,如果有错,这将会给以后的工作造成一定的影响。

接下来,我们也将是对学院学生档案进行整理进行为期半天的实训时,我们在老师的指导下,明白了具体的工作程序,从打开捆绑绳子的第一步到按照档案目录一项一项地清点,都要求我们必须要有谨慎的、严密的、一丝不苟、保密的工作作风。

最后,通过对本班级的图片、团日活动策划书、总结、获奖情况、花名册等等资料的收集、筛选、整理、分类、编号等等一系列环节后完成了本班具有特色的班级档案资料库,最终为本班的同学、班干的工作提供最方便的利用,发挥它的最大的用处。虽然在面对如此巨大的工作量、U盘的有限的容量、“中午不睡,下午崩溃”的危险、组员之间意见的分歧、组员电脑的死机等各种各样的情况,但是我们还是成功的完成了此项任务。

 



 

三、体会

(一)、独挡一面,不如团结一致

 实训活动,不仅在挑战我们每个人的能力,更是在挑战秘书班各组组员的团结,实训过程中必然涉及到观点的不同,可能会发生矛盾,然而我们都是为了活动更加完美的结束,让我思考如何才能有着和谐的工作氛围,如何分工,合作才能是成功的第一步,从我们实训的各个汇报、调查、成果可以看出我们小组的合作,分工的合理性,真真不愧是“独挡一面,不如团结一致。”

 

 (二)汇报交流之“他山之石,可以攻玉”

    在每个小组实训项目后,小组的成员都会进行讨论、总结汇报环节、班级汇报、老师点评等环节。小组之间的交流,我们可以看到自己的优缺点。例如在专门档案的整理过程中第四组在改变原有的资料上的命名之后为老师制作的一个Excel表格以方便老师的利用和查找。让我学到了工作上要有积极主动性、细心、谨慎的态度,才能赢在起跑线上。又如第三小组在进行企业文档调查汇报前,为其他小组发放的调查资料时,我们把它与秘书的工作联系在一起,不难知道这也是未来秘书人员所具备的职业素养。我们也可以通过代表交流来了解到其他小组的解决问题的不同方法、不同思路,也许能给我们得到一些的启示。

做过的事情不总结,那只能是经过,而不是经历。我想通过此次的文档课实训,在一定的程度上提高了对文档工作的认识,明白了不单单是在这专业方面上提高认识,也要在这过程中提高自己的职业素养、个体在不同场合扮演的角色、以及时间观念和细节等等。自己也要求自己达到更好的层次,找出不足,不满足于现状,不断完善自己,勤于和善于学习,努力提高分析和思考问题的能力,加强自己各方面的能力,例如如何营造团结和谐的良好工作氛围,工作时主动付出,凡是出于真心,以大局为重,共事多沟通,交往相互尊重,相互信任,相互支持,时刻牢记团队的力量。