常规不一定正确

2018-12-08    职场励志    【本页移动版】

   前段时间,负责工会事务的大姐交给我签署一份总工会要求填报的基本情况表。我发现报表里填写了公司里有一名农民工,便问谁是农民工。她说仔细查核过了,小P户口在农村,按照填表说明他属于农民工。我一看说明也愣了。填表说明中农民工是指具有农村户口身份而在城镇从事第二、三产业中务工的劳动者。按照此定义,小P确属农民工。但我坚持要删掉,理由是:小P是正牌本科生,他户口虽仍在农村,但他符合人才引进条件,随时可迁进城市,只因为村里每年有分红所以不愿意办理;总工会填表的真正用意在于统计了解企业中进城务工从事体力劳动为主的农民情况,以便在工会工作中加以关心指导,但这个定义以偏概全;小P是户口在农村的城市白领,未来的工程师,其情况不能定为农民工;我们不能为填表而填表,我们甚至可以质疑制表人的水平和能力。

听了我的话,大姐就说按领导意思办。我说,不,是按正确的意思办。就这个案例,我感受良多,为什么我们不敢质疑,不敢提问?

我经常针对一些实际情况向下属提问,这表格为什么要这样做?这业务流程有否提高效率?这样的业务安排科学吗?

而我很惊讶地发现,下属的回答都很相似:

——我们一直都是这样做的


——以前领导是这样交办的

——没事,办了这么久也没什么差错

——规定是不能办的,只能这样了

常规就是正确的吗?常规就是最好的吗?在这种氛围下还有什么创新可以展现,有什么激情可以喷发,有什么团队精神可以实现?

到底谁约束了我们的思维?

一个老人搞了个别开生面的测试:用粉笔在黑板上画了一个圆圈,请测试者回答这是什么。小学一年级的小朋友们异常活跃地回答:“句号”、“月亮”、“烧饼”、“乒乓球”、“老师生气的眼睛”、“我家门上的猫眼”…… 问到初中同学时,一位尖子生举手回答:“是零”,一位学习后进的学生喊道:“是英文字母O”,他却遭到老师的批评;当问到大学生时,他们哄堂大笑,拒绝回答这个只有傻瓜才会回答的问题;当问到机关干部时,他们面面相觑,用求救的眼光瞟着在场的领导。领导沉默良久,说:“没经过研究,我怎么能随便回答你的问题呢?”

这个测试反映出不争事实:我们的想象力都是天生具备的,却被我们的应试教育标准答案框住了。

——小时候的观念:老师是这样教的;课本上是这样写的;老师说的都是对的。

于是,唯上的意识诸如权威、领导意图、理论慢慢地植入思维中,成为牢不可摧教条。我们的思维就是在这种环境中成长起来,等到没棱没角时,大人们就认为“成熟了”。

——长大后的观念:不能离经叛道;对问题熟视无睹,多一事不如少一事;上头叫我干啥我干啥,上头怎样说就怎样做,领导说了我才做。习惯于等待老板发号施令,习惯于重要决策问老板,有了问题找老板。

但本文不是讨论国人思维教育问题,而是要以此存在的情况下,作为有为的中高层管理者,如何用我们的行动一步一步来影响、引导员工在常规中发现问题寻找合适的做法,树立一个观念:常规不一定正确,合适才是最好

一、通过提问,启发员工查找问题,关注问题的存在可能性以及提出解决问题的方案。面对前述问题和员工的答案,不妨来个对应的反问,让员工来检视问题。

1、我们一直都是这样做的——难道一直的习惯做法就是好的科学的做法吗?

2、以前领导是这样交办的——以前领导的指令就符合现在需要?

3、没事,办了这么久也没什么差错——长久没出问题就是没漏洞?

4、规定是不能办的,只能这样了——规定是以前制定的,符合当前的业务和发展需要吗?

常规不一定是正确的,随着时间和形势的发展,过去的现存的理念、规章、流程不一定适应当前要求。举个例反问:就算是《中华人民共和国宪法》,也修改过很多次很多个条款很多个说法,但是难道这宪法是错的吗?不,只是局部地方不符合当前的国情和发展而已,但在过去的历史时期是适应和符合当时发展条件的。通过提问,可以促动员工查找问题的意识,启发关注问题解决问题的脑电波。例如,让员工考虑对日常长期存在的状况能否改善;对现有规章制度要在适当时候进行检视,改进的好处在哪里,应该修正的地方在哪里;好的经验做法如何推广,怎样用制度规范来确定成为常态的业务流程;对一些困扰着业务发展的政策提出怎样改革的主张,如何向市政府和有关部门陈述我们的声音。

二、利用业务会议营造员工发表意见的气氛。让长期没有尝试发表意见的员工来发表意见,他们是深藏疑虑的。

——我的意见领导会理解吗?

——说错了领导和同事们会怎么看?

——同事们笑我怎么办?

以上都是员工常见的心理疑虑,中高层管理者应利用各种场合来鼓励员工表达意见。例如召开业务讨论会时,要求每人都要发表意见,同时明确每个人的发言不分对和错,允许提交互相辩论,通过大家的讨论集中起各种观点进行裁决,这样就容易打消员工的疑虑。如果员工观点是有价值的,可以对员工即时作出肯定,以起鼓舞作用。无法确定的观点作为保留意见,咨询其他部门或咨询机构意见后再作定论。在讨论中要擅于调动大家积极性,及时把分散的发言集中到主题上,以保证讨论的实效性。会议形成的共识,尤其是员工提出的建设性意见应立即执行,以对员工在心灵上得到鼓励。员工受到鼓舞放开心扉,在开放的会议气氛下,就会把所想所悟直白,员工之间、领导与员工之间的沟通也得到加强,从而形成良好的研究和沟通气氛。

三、在日常工作汇报中当领导不要首先发表意见,而要让员工先就问题提出解决方案。每天可能都有员工向领导请示回报工作,中高层管理人员一定要让员工学会先汇报结论,请示工作要直指关键点。尤其是请示工作时,要让员工提出他的看法和解决方案。假如事事都要领导来思考,员工的脑袋就会生锈,不肯动脑筋。如果员工没有成熟的意见,不妨逐步采取逐步引导的方式让员工来推论出工作方案;或者指出解决方向,让员工寻找答案。由于员工的积极思考,可以逐步培养出敢于正视问题的能力,以后的创新、开拓就会不断涌现了。

四、擅于肯定员工建设性意见在实际工作中应用的有效性。对于采纳员工意见后的所取得的成效,要适时小结,及时作为案例分享到各人参考,共性问题作为制度规范指引明确下来。这样就相当于从工作层面肯定了员工的意见和建议。在一些会议上,适当提出表扬;也可以在车上、走廊上、电梯里见面时,简单地勉励一句“你的意见不错” “做得好,继续努力”“你的看法领导很重视”,员工得到鼓励,久而久之就会形成敢于发现、思考问题和解决问题的氛围,同时也不断地提高了业务水平和能力。

在长期习惯了按指令办事的环境下工作的员工,需要更多的心思来培训和辅导,如同电影《盗梦空间》,把正确的思想理念植入。那么,让我们好好理解和植入这句话:常规不一定正确,合适才是最好


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