每年的8、9月份是向各大学索取申请表最理想的时间，太早的话可能很多学校还没有准备好，或仍在暑期休假。九月份后有些来不及，因为你需要大量时间准备申请材料。在这之前只须收集各个学校的e-mail地址，准备好一封信，到时候一起发出去。

　　索取申请表格的信函格式与商业书信大致相同。这类申请信函最好寄到单位，而不要写给个人，以免因工作调动而耽搁。以美国大学为例，申请的受理单位可能有以下几种：

　　1. 由Office of Admissions统一受理一切入学申请函件，包括大学部与研究生院。

　　2. 由Office of the Registrar受理，权限同1。

　　3. 由Office of Student Service受理，权限同1。

　　4. 由Office of Foreign Student Advisor受理国外学生入学申请函件。

　　5. 由Office of Foreign Admissions或Office of International Scholars受理国外学生入学申请函件。

　　6. 由Graduate School，Graduate College或Office of Graduate Studies受理研究生院的入学申请函件；而Office of Admissions受理本科部的申请。

　　7. 由各所属分院分别受理入学申请信件，也有很多学校先由Office of Admissions接受申请，提供所需表格，然后一切通信改由各分院负责。大的学校大多采用这种方式，因为他们每年受理的申请函件高达上万件。

　　有的申请人对所报学校可能不够了解。这样，如果申请读本科，就应写信给Office of Admissions；如果申请读研究生，就应写信给Office of Graduate Admissions。这种写法的信件肯定能到达承办人的手中。

　　索取申请表的第一封信正文毋需太长，写清楚自己的背景，联系地址，申请的系别和希望入学时间（秋季还是春季），Ph.D.还是Master就行了。后面最好附一些自己的情况，例如GRE和TOFEL 成绩、GPA和排名等等。因为有些学校需要填预表，如果你提供了这些情况，就可能免去预表。本网站中也有预表的填法。即使你提供了这些情况，一些学校仍然会找你填预表。如果是e-mail来的预表，那就填好发回去就行了；如果是正式信件的预表，也可以录入填好后用e-mail发回去，一般不需要正式信件。好像电子工程排名前50名的学校没有需要正式信件预表的。

　　某些特殊的学校要求交申请资料费才会寄表，例如Berkeley和Stanford，但可以结合其他不要申请资料费的系（例如数学），通过网上打印拼成一份完整的申请表。对于Stanford，别理会它催资料费的信，持之以恒地发信要表，并且强调你已是第几次发信了，就以往的经验而言， 这一招大部分都管用。

　　网上申请一般申请费较便宜，但你还是得把推荐信和成绩单寄过去，并且没有拿到申请材料看得充分、仔细。下面是一封索取申请表的第一封信样本，大家还可以在本网站中查看其他范例。

Dear Sir/Madam:

　　I am an undergraduate student in the Department of ###, ## University (Beijing, China). I wish to pursue a doctoral Degree in ######### with the desired date of entrance as Fall, 2001.

　　I learn from my advisor and classmates that your institution has a strong research background and many famous professors. I eagerly wish I can continue my graduate study at your institution. I have taken the TOEFL Test (05/08/00, 647) and will take the GRE Test on 11/07/00.

　　Would you please send me the Application Forms, the Financial Supports Forms, the detailed introductio ns of faculty and research and other relevant information about ######? Thank you very much for your kind assistance.

Yours sincerely

######
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P. R. China
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