那么如何写出好的商务邮件?

2021-09-08    职场攻略    【手机浏览本页】

近期频上热搜的职场综艺将许多职场话题推到众人面前,但在观看节目过程中,学姐发现即使很多高学历,背景优秀的同学也都在实习中暴露了很多职场禁忌,最令我关注的就是在撰写商务邮件的环节。

何为商务邮件?

商务邮件就是职场上相互沟通的信件。商务邮件不仅是你工作的记录,还具有同时告知多人、传递附件的功能,更重要的是,在商业活动中,一旦发生纠纷,邮件可以作为法律证据使用,通过商业邮件也能看出一个人的职业素养,所以养成良好的邮件习惯非常重要。

商务邮件的作用:告知、通报、信息传递(留痕)

商务邮件的撰写原则:效率高,逻辑清晰,态度有礼貌

那么如何写出好的商务邮件?

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收件人,抄送,密送

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学姐猜测大家在初次实习的时候,撰写自己的第一封商务邮件都有很多问号:我要发给谁,抄送谁,密送又双叒叕是什么?

情景一:会议记录邮件

收件人一栏需要放所有到场与会者。只要出席会议就默认TA有权收到会议记录;抄送一栏要放应该要知道会议内容的领导,以及那些应该开会但未到场的人。

情景二:给跨部门同事或领导发邮件

当别的部门同事或者领导向你咨询信息,回复的时候收件人当然是那个同事或领导,抄送一栏里,必定要放上自己的直属上司,这至少有三个含义:

1.体现对直属上级的尊重。

2.抄送上级,如果上级没有反应表明通过TA批准了;如果直属上级不批准,就会马上回复澄清,避免不必要误会。

3.让你的直属领导知道你的工作,学会汇报自己的工作。

总而言之,收件人是直接关系到某个具体事件的,并需要作出处理和回复的人。抄送人一般是间接相关的人,不需要作出处理和回复,仅需要了解知晓即可。密送的主要作用是不希望收件人和抄送人知道密送中的人收到了这封邮件。

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正确输入主题

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学姐提醒你,邮件的主题很重要!邮件一定要有主题,邮件的主题为了让收件人看到邮件主题之后对该邮件有个大体了解,确定邮件的紧急、重要程度、以及有效、有用性等,所以在写邮件主题的时候最主要的突出什么事、重要程度等关键信息。

1.邮件不要使用空白或无意义的主题,商务人士通常邮件繁多,需要能够快速检索邮件、筛选垃圾邮件。

2.邮件主题要简短明确,突出内容的重要性,切忌冗长复杂(10-15字为宜)。

3.如果主题中有关键词想突出,可以添加符号加以着重(对于一些分享、自荐啊等有一定属性的邮件也可以加上【属性】),如果确实很紧急,在邮件开头注明【紧急】或【☆☆☆】,【】不宜超过2个。

4.一封邮件尽可能只针对一个主题,尽量避免一封邮件交叉沟通多个事,以便收件人处理与回复,也方便自己日后整理。

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撰写正文

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邮件的正文是一封商务邮件的核心,正文的书写极其重要。要注意邮件整体框架,行文格式,清晰明了,有理有据,不用过多修饰,不需要附加情感,语义清晰,文字凝练,一般采取三段式最佳(开头、主体、结尾),主体内容归类,条理化、数据化。

1.对方不认识你,第一件应当说明的就是自己的身份,姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重,点名身份应当简洁扼要,最好是和本邮件以及对方有关,主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。

2.正文首先要求简明扼要,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。

3.注意邮件论述语气,根据收件人与自己的熟络程度、等级关系,邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适。要体现尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现。

4.正文主体条理化,数据化——多用1234之类的列表,以清晰明确,如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行说明,保持每个段落简短。

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正确使用签名

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不瞒你说,学姐在初入职场时,就犯过“不使用签名”的错误,最后闹出笑话,对方根本就不知道你是谁。

学姐温馨提示:每封邮件在结尾都应有签名,这样对方可以清楚的知道发件人信息。邮件签名档的目的是让收到邮件的人知道是谁发的邮件,如果有问题可以及时的联系到你。

1.签名信息不宜过多:签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但信息不宜行数过多,一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面,对方如果需要更详细的信息,自然会与你联系。

2.不要只用一个签名档:对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来,签名档应该进行简化,过于正式的签名档会让与对方显得疏远,你可以在Foxmail、OUTLOOK中设置多个签名档,建议灵活调用。

经过学姐点拨,商务邮件怎么写你应该明白了吧?还是老话,世上无难事,只怕有心人。别嫌发商务邮件繁琐,只要你慢慢熟悉,仔细去撰写,做职场精英要从杜绝基本错误开始!学姐告诉你个最佳途径——收藏本篇,随取随用~

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