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物业管理应急预案2例

2019-07-31    工作方案    【本页移动版】

  物业管理应急预案(一)


  第一章:管理项目调研

  对于“颐园世家”(以下简称“颐园世家”)的开发建设,我公司保持了长期的关注,与此同时我们对项目客户对物业管理的需求进行了初步调研,将本项目的调研归纳如下:

  一、地理位置:

  “颐园世家”合肥高新技术开发区,东临怀宁路,南依习友路,是政务新区的真正核心地带。

  二、经济技术指标:

  “颐园世家”总占地面积7。9万平方米,总建筑面积18。2万平方米,其中多层约6000平方米;小高层127000平方米;商业32000平方米;地下停车场面积为21000平方米。容积率为2。03,绿化率35%。电梯数量57部,车位数量671辆(地面:125个,地下:546个)

  三、交通组织与智能化配置:

  小区设两个出入口,一期一个,车位充足。公共区域机动车泊车位集中在小区周围和地下停车场,主干道旁划定零星临时泊车位。基本远离住宅楼,减少了对居民的影响,组团区道路设计同时亦充分考虑无障碍设计。

  “颐园世家”实行智能化配套联网,按星级配置,设:联网式彩色可视对讲、进口带云台监控、红外线防越报警、电子巡更、小区背景音乐。

  四、休闲

  小区设有多功能休闲会所,会所内设有体育健身中心,医疗室,儿童游戏场所,老人活动中心、景观水池等。每个组团有充足的活动场地,中央长廊与水系贯穿小区的中央,方便了业主的日常生活与休闲。

  五、商办楼:

  规划总建筑面积为32000㎡的休闲商办楼,与住宅完全分隔又完美配套,与街景容为一体,使住户的生活便利无忧。

  六、周遍配套

  政务新区是合肥较为成熟的新兴高档居住区,周遍公共配套齐全,宜商宜住,“颐园世家”周围学校、医疗、旅游、餐饮、超市、农贸及生活服务等配套设施一应具全,最大程度了满足了业主的生活需求。

  七、物业管理重点和难点

  基础性服务提供与差异性服务提供

  对小区内部实行封闭式管理

  小区安全性、便利性、舒适性高度共融

  要成功达到“颐园世家”的管理目标,需要管理者具备优秀的管理服务体系。在“颐园世家”,我们将在管理系统、服务系统、文化系统、人力资源系统全面导入长城模式,并不断改善和提升。

  第二章:前期物业管理

  一、前期介入管理的设想,物业服务设计方案

  前期介入是现代物业管理的一项基础性工作,其核心是把物业管理的思想注入到物业的规划、设计、施工过程中,并帮助开发商进行楼盘销售,提供物业管理咨询,使物业最大限度地满足业主的需求。

  对物业管理前期介入的基本思路是:通过组建专案工作小组对颐园世家的前期介入,提前对颐园世家进行全面深入的了解,为即将开始的物业接管验收掌握第一手原始资料,为将来的物业管理工作顺利开展打下基础;以专业的物业管理视角和立场,依据专业调研人员对当地房地产、物业管理等相关市场调研结果,提出一系列基于最大限度发挥颐园世家各项配套设施使用功能,满足未来客户群体的使用需求的合理化建议;并力臻制定出定位准确、内容完善、有效适用的符合颐园世家特点的物业管理方案。

  根据颐园世家的具体特点,制定的前期物业管理服务设计方案包括了以下几点:

  (一)、组建“前期物业管理顾问团”,根据物业特点,提出合理建议

  根据目前合肥市房地产的发展趋势及颐园世家市场定位,基于颐园世家系高档次的住宅楼,对工作环境和生活品质均有着较高的需求,将依托公司总部强大的技术力量以及与我们合作多年、极具专业见解及工作经验的各相关专业专家,组建“项目前期顾问团”。

  “项目前期顾问团”依据我们已建立并有效运作的管理体系,对小区的给排水、电力供应、消防、安保、园林绿化、停车场、水景、智能化系统、标识系统、管道天然气系统、公共配套设施、管理用房等的规划及施工,从物业管理的专业视角提出科学合理的建设性意见,提交《颐园世家物业规划建议书》、《物业前期介入施工建议书》、《颐园世家垃圾收集系统配置建议书》、《VI系统配置方案建议书》,使物业能够更加满足业主以及使用人的需要,同时力求节约与实用,省去不必要的开支和重复建设。

  (二)、协助颐园世家做好销售工作

  为使业主在购房的过程中就能够感受物业管理的质素,项目前期顾问团将在前期介入期配合售楼部开展如下工作:

  1。安排一名现场物业顾问配合售楼部受理物业管理咨询,协助签订《业主临时公约》《前期物业管理服务协议》同时对售楼人员进行物业管理相关法律法规、服务内容、契约的培训;对销售人员的各项承诺文书从物业管理视角予以审核,避免入伙后口实不符导致纠纷。

  2。高标准做好售楼中心、样板房、停车场和室外广场的保洁工作;

  3。提供售楼中心、样板房和室外广场的安全护卫以及车辆停放的疏导、指引服务;

  (三)、开展业主服务需求调查

  业主需求是我们提供服务的重要依据,项目前期顾问团将在销售部门的帮助下,在入住前开展业主需求调查,以求了解颐园世家业主的年龄结构、文化层次、兴趣爱好及各类服务需求,并对调查结果进行统计、分析,以此对客户服务体系进行精心设计,确定服务标准,使今后的物业管理工作更加贴进业主。同时,与开发商共同举办准业主联谊活动,集中收集、了解业主反馈的信息。

  (四)、进行物业交付前的实操性工作

  在较深入了解物业及业主需求的基础上,与开发商携手做好以下各项前期准备工作:

  1、对园林布置及景观设计方案提供专业建议;

  2、协助制订交通管制方案及保安岗亭设置方案;

  3、对智能化系统提出专项建议;

  4、收集工程图纸,建立设备档案,参与设备的安装调试;

  5、对设备设施及各类管线的隐蔽工程进行跟踪并建档管理;

  6、参与房屋装修的过程管理和验收工作;

  7、与开发商协商建立维保机制,力求在工程款项支付、维修管理流程等方面建立有效的措施以确保施工单位维修的高效率,使客户在维修方面的需求能够得到快速响应;

  8、收集装修装饰材料以及相关设备的备品备件,初步确立物料供应商,以满足日后维修中的材料供应;

  9、建立与社会专业机构的联系,开展如通邮、通电、通水、通气、电话申请等准备工作;

  10、针对未来需要完善的物业管理问题建立专项档案。

  11、联系品质好、信誉佳的建材、家具、电器供应商现场办公,展示供应商的联络方式、服务内容以及货样的款式、规格、功能、价格等相关资料,使业主节约时间、集中订购,由供应商及时按需送货上门安装。

  12、确认装修单位、搬家单位的名单,驻场办公,方便业主装修和入住。

  (五)、按规范实施接管验收

  充分利用前期介入取得的各种资料和数据,以及对物业的了解,本着“对业主负责,对开发商负责”的宗旨,根据国家验收标准及相关行业标准对颐园世家进行严格、细致、全面的接管验收,如实填报质量验收单,发现问题,记录在案,书面要求施工单位整改,明确复检时间与罚则。协调施工单位留存部分材料,尤其是外部装修部分,以便日后维修,做好后续保障。

  对于已经接收的房屋,管理处从接收签字起,即需组织人员对已接收项目进行环境整理和护管。

  (六)、入伙方案策划及实施

  1、入伙仪式:配合地产商策划楼房交付及业主入伙仪式,以营造出一种喜气热情的氛围,体现物业管理公司及地产商对业主的尊敬和重视;

  2、入伙时的工作:

  A、建议开发商先期制作入伙流程光盘,与入伙通知书同时送交业主,详细介绍入伙流程,告知手续办理方法以及小区概况;

  B、合理安排业主的入伙时间,分批通知不同单元的业主办理入伙,错开高峰时间;节约业主办理手续时间,加强节假日的入伙办理;

  C、场景布置:协助策划公司、礼仪公司,包括摆放花篮、盆景,悬挂条幅,张灯结彩,插放彩旗,高挂气球等,给人以隆重、喜庆的感受。

  D、设置导向路标,安排引导人员,同时对根据实际需要,在入伙办公现场设置入伙流程图及其他注意事项展牌,使业主明确办理入伙手续、收楼的过程和相关要求。

  E、在业主办理入伙手续前,管理处向业主发放相关资料。

  F、公司财务人员、协助验楼人员及相关业务部门(供气、供电、供水、电信、银行等)现场联合办公,设立入伙服务流程台,一条龙办理入住手续,随到随办,简洁高效,并由销售中心、管理处合作,对客户提供一对一入住服务。

  3、入伙工作程序:

  入伙程序以一条龙的形式有序开展,尽可能在最短的时间内提供最周到的服务,实现简洁高效之目的。先由管理处向业主发放资料袋(包括入伙流程、装饰装修流程、费用收取标准、房屋接管验收单、防盗网样式和材质要求、室内管线图、便民服务卡),填写《业主情况登记表》之后,再到财务部结清入伙费用,手续办理完毕发放钥匙,并安排专人引导业主入室验收,将业主提出的房屋质量方面的合理意见,逐项记录在相关的表单上,并负责与开发商或施工单位联系,限期修好,保证业主按时入住,最后按档案管理规定将业主入伙资料收集归挡。

  第三章:管理模式及管理制度

  一、颐园世家管理模式及设想:

  综合考虑颐园世家的特点,结合长城物业多年的管理经验精心设计颐园世家将要推行的管理模式与管理设想。

  (一)管理模式之一:质量成本双否决

  紧密围绕“质量、成本双否决”的运作核心,以“预算管理”为基础,提供“质价相符、合理取酬”的优质系统服务。(见下图)

  (二)、管理模式之二:三大管理体系

  我们将在颐园世家的管理服务中全面导入ISO9001质量管理、ISO14001环境管理及OHSAS18001职业安全卫生管理三大体系。以不断提高管理服务水平,持续的满足客户的需求,达到客户满意。

  激励机制遵从“正激为主,负激为辅”,“全面实施考核,注重绩效评估”的原则,通过完善管理处的奖惩体系、薪酬体系和管理制度体系得以实施,从而达到充分肯定员工个人成绩,建立纯洁高效的团队合作精神,吸引高素质人才的管理目的。

  (五)、计划控制机制

  管理处将在工作进行前,对工作内容和过程进行设计,形成工作的进度计划和财务预算,提交到相关部门审批后再实施。并根据实施中的实际情况进行计划内容调整,使计划目标能充分实现。管理处常规提交的详细计划项目参见管理处定期报告计划与内容。

  (六)、监督机制

  管理处的外部监督主体包括政府主管部门、业主委员会和业主三个方面。管理处将严格按照建设部及合肥市颁发的物管法规对社区进行依法管理和依法建账,如与外部监督主体就管理事宜产生分歧时,将以政府的有关法规条例以及委托管理合同为准绳加以协商和解决。例如:管理处财务核算部将根据管理处实际发生的财务收支情况每季度或半年交一份财务收支报表,根据季度工作情况,每季度交一份详细的管理工作报告,提交业主委员会并张贴公布,广而知之,主动接受业主及业主委员会的监督,并随时接受业主委员会对管理处工作的检查。

  管理处将通过参加市小区物业管理办公室组织的物业考评工作,不断改进和完善自身的物业管理水平,并达到合同要求。同时,将认真参加政府主管部门组织的各类专项检查(如环卫,园林,消防,物价等)对管理中存在的问题进行及时整改。

  (七)、自我约束机制

  公司每年将与管理处经理签订目标责任书,管理处各部门主管每月向管理处经理递交月度绩效目标,管理处主管每日检查所属部门员工的工作情况并检查现场工作记录。三级管理的考核结果将作为职员月度绩效工资发放的基数,也作为职员晋升的依据。

  公司总部品质管理部每年一次的内部质量审核将确保质量管理体系的正常运行,对审核过程中发现的不合格项限时关闭,并对责任人或部门作出相应处分。对管理处的职员,管理处将每月开展评比“服务明星、优秀员工”的评比活动,鼓励职员积极上进,不断提高自我的服务质量。

  (八)、信息反馈机制及处理机制

  信息的双向管理是信息反馈的基础,在下列图表中,我们列出部分同管理处工作相关的信息源,与客户相关的信息一般反馈到客户服务中心,再由客户服务中心将信息分解到后台的各执行部门,执行部门实施完毕后,交回客户服务中心,并由客户服务中心负责回访,并根据客户的满意程度决定是否再次将信息往后台传递。

  从政府、媒体等载体获得的涉及整个管理处经营活动的信息,如符合法规精神,将由管理处修改相关作业文件,指导员工开展工作。同时也体现出持续改进的管理精神。

  二、针对颐园世家特点的独特管理办法

  颐园世家位置优越,定位明确,迎合了市民的需求,从而决定了服务区内业主(使用人、租户)群体需求将会呈现共性趋同和个性鲜明的特征。基于目前合肥物业管理的状况和对客户特点的理解,结合我们多年的物业管理服务实践,我们认为,只有提供切实有效的针对性服务,才能满足该区客户现实的需求及潜在的需求,从而达到颐园世家的社会定位。

  为颐园世家提供有针对性的物业管理服务,我们认为,主要应从安全、舒适、规范、快捷着手。

  (一)、安全性:

  1、加强护卫员的培训,融警惕于平常,营造社区安全氛围

  结合我们对住宅楼的管理服务经验,社区的安全氛围对于企行不轨的人员有着威慑的作用。护卫员日常工作的一切举动,都会给人留下深刻印象。通过各种方式加强对护卫员的日常培训,从技能和心态上加以调整,能使护卫员保持良好的精神面貌,提高观察能力,煅炼护卫员独到的操作技能。这是小区安全最根本的基础。

  2、出入管理三级识别,促安全于全员,区别对待不同客户

  出入管理是能否成功实现“封闭式管理”的关键,除了硬件设施的配置上,另外对出入口的人流设计专门的分类方法,并进行了详细的分类,形成了一套行之有效的办法,提高了出入管理识别效率,是由为重要的。它不但能有效控制违法乱纪行为的发生。同时使客户获得了应有的尊重,降低了客户的抱怨和不满,

  以访客进入小区为例:访客通过可视对讲事先联系区内客户,获得客户的许可并知会出入口护卫员方可进入小区,护卫员在对外来人员登记的过程中识别来访客人,提高客户出入小区的效率,减少对客人不必要的干扰。针对各类出入人群,实行“三级识别”制度,即门岗识别、巡逻工作人员识别和业主识别,显得非常必要。

  3、特殊时段加强巡逻,防事故于未然,确保顾客财产安全。

  上班时间和夜间(主要是住户外出的房屋)是住宅楼盗窃案件易发生的重点时段。加强这一时段的巡逻,盘查可疑人员,确保为区内客户提供一个放心的生活环境。

  4、监控中心全天值班,兼顾事前事后处理

  对小区的环境实行24小时监控,并要求图像资料保留一个月以上,监控中心除了常规的监视、记录功能以外,并负责管理信息的处理,发挥晚班工作指挥所的作用,调动各类资源及时地处理和反馈管理信息,是安全保障的又一道屏障。

  5、建立消防快速反应分队

  结合以往的工作经验,我们将在护卫员中选拔一批队员组建颐园世家管理处“消防快速反应分队”,并进行强化训练(包括选派人员进行专业化学习),以保证一旦出现火警时,我们能迅速作出反应,立足“自救”,最大限度地减少火灾损失。以消防快速分队为基础,在区内寻找合适的时机,组织客户一道参加消防演习,掌握必备消防知识。

  6、安防等设备设施的定期检测

  在实际工作中,我们经常遇到安防设施的误报、天然气泄露的误报等事故,为客户日常生活以及物业管理工作的开展带来了极大的不便,为此我们将应客户需要,对客户室内的安防设施以及大型的电器设备、电路定期进行检测,防范未然。

  (二)、舒适性:

  1、服务力求“零干扰”

  我们认为,最好的服务,就是在客人未到来以前,准备好客人所需要的一切。在办理入伙手续时,我们将发放客户需求调查表,力求在第一时间掌握客户的共性需求及个性需求,以及共性和个性不喜欢的事情,制定措施,形成制度,追求服务“零干扰”。避免服务过程中为客户提供客户不喜欢的服务,管理处不以任何方式向客户推销产品,也不允许推销人员进入小区,经业主许可的促销人员,将会由巡逻岗陪同,防止其对其它住户的兹扰。护卫员除应具备的治安管理功能外,也充当迎宾及代客提物等职能。

  2、推行“首问责任制”

  对客户服务过程中的任何一个失误,我们都将花十倍甚至更多的力气和成本去纠正。因此,我们鼓励职员第一次就把事情做对,倡导让客户第一次就满意。每一位职员在客户面前都代表着公司的形象,因此,每一位职员都必须勇于承担责任。面对客户的咨询和请求,第一位被咨询或请求的职员都必须立即受理,并指引和帮助客户寻找解决的最快途径,绝不可相互推逶或将内部管理上的矛盾暴露在客户面前。

  3、提供“一站式服务”构建服务平台——客户服务中心

  结合颐园世家的情况,我们将在管理处设立客户服务中心,构建“一站式”客户服务体系,设置客户助理14小时服务,日常事务即时受理即时解决,作为服务平台的客户服务中心,对外采用酒店式接待全方位面向客户;对内协调各项目组,构建成为信息中心和指挥中心,一站式解决客户需求。

  4、提供房屋租赁服务

  项目购买人群中,会有部分客户将物业用于中长期投资,颐园世家以其极为优越的地理位置和鲜明的功能定位必将吸引部分的投资者,我们将在客户服务中心与相关中介机构联手,提供房屋租赁服务,实现客户利益最大化。

  5、提供个性化有偿的服务

  通过充分利用内部资源,为客户提供保洁、维修等服务;同时通过市场调查,收集能提供优质服务的物资供应商和服务提供商,建立通畅的合作渠道,让客户足不出户即可获得上门服务的便利。

  6、利用科技,提高服务效率

  针对合肥市目前的停车管理状况,对于业主和消费人员的车辆管理,我们的管理思路是“快进快出,简化识别”,具体的服务措施是,建议开发单位在车场道闸上选用功能先进,性能可靠的设备,同时向业主发放专用出入卡,自助刷卡,自动开启道闸,自主进出,缩短进出口停留时间,享受无干扰进出服务。

  (三)、规范性

  1、顾客过往记录

  在介入颐园世家的物业管理伊始,我们将对与开发商的各种沟通过程和结果进行记录,按照合同的内容规范处理。入伙后,我们将对与客户所有交流沟通的过程和结果进行记录,客人一旦在区内工作或生活,所发生的请修、沟通、投诉、参与社区建设情况、对区内环境和秩序有重大影响的行为等都会在我们的资料上找到相应的历史记录。通过使用先进的客户关系管理软件,使客户的过往记录更加完整。

  2、房屋装修

  对客户进行的房屋装修,我们将本着“合情、合理、合法”的原则,严把装修“申请、过程、验收”三关;留存装修施工方案、施工图表;重点审查拆改项目、门面装饰、管道变更及环保措施;每天不少于两次的装修巡查,核查新增项目及隐蔽工程进行;严格按章验收,以保障公共设备设施的正常使用功能不受影响,保障毗邻部位利益。

  3、“五个一”工程

  服务态度是决定服务行为的内在因素。为了规范地向客户提供上门服务,我们将在维修等作业人员进入客户室内作业时,实施五个一工程,即:一个工具箱,一双拖鞋,一个毛刷,一张抹布,一张笑脸。力求除了维修工作本身外,尽量不要留下任何作业痕迹,不留尾巴。

  4、持续改进

  对任何一项作业,均要求形成闭环。一个客户需求和管理处的指令发出,到执行完毕必须是完整的,且有处理人和督导人的记录,一旦出现不合格项,管理处将以跟踪的形式确保所有不合格项整改,以验收的方式确保该项已整改,直到关闭为止。

  5、统一广告区

  商办楼的经营单位根据其商业要求,需要设置广告牌来展示自己的商品,为了在方便客户的同时维护楼面和谐统一的外观形象。我们将聘请设计单位统一规划,由经营单位(也可委托管理处)在区内规定的位置上设置统一形式的广告牌。

  (四)快捷性

  1、限时服务

  对于维修方面的有效投诉,我们要求维修人员在接报后的三十分钟内赶至现场进行处理,客户服务中心将跟踪并对作业人员的效率进行记录和考核。对于其他方面的投诉,我们要求在受理的三日内给予解决。

  2、客户识别

  我们将要求员工对客户名称及通讯方式尽量熟悉,力求张口就报。对于处理不了的问题,一定要给出一个以上的建议,帮助客户做出选择,以期给客户留下深刻印象。

  三、管理制度:

  将结合当地的物业管理状况导入长城物业整套管理制度及编制公众制度。

  第四章:人力资源管理

  一、管理处组织架构及人力资源配备

  物业管理作为第三产业的组成部分,它提供的产品不同于制造业和农业,实物形体和功能尤为突出,它的产品是服务,是无形的,主要是通过人提供的服务来达到企业经营的目的,为建立科学完善的管理服务体系,打造一支能够提供高品质服务的员工队伍,保障各部门的运作顺畅,提高服务效率,在颐园世家我们坚持精简、高效的原则设置组织结构,配备人力资源。

  (一)、颐园世家管理处内部管理架构

  (二)、管理组织架构描述:

  颐园世家管理处组织架构的设置原则是精简高效、一专多能,实行管理处经理负责制,负责指挥和协调各部门工作。管理处与公司总部签订经营管理目标责任书,独立核算。内部机构采用直线职能制,减少中间管理环节,提高工作效率,保证信息渠道的畅通。

  1。全体员工统一着公司制服,佩带工牌,服务标准统一。

  2。各岗位所需人力资源配置实行完全双向选择,以保证管理处经理建立一支高效、协调的团队。

  3。客户服务中心作为管理处的信息中心,接受理客户的咨询、请修、投诉、费用交缴等事宜,通过对管理处所设置部门及人员进行统一调度,综合处理各种信息,同时负责客户关系、社区商务、社区文化等。建立管理处与客户之间的服务平台。

  4。工程部的职责是负责小区各种设备、设施的维护、检修、分包方管理以及客户请修服务。

  5。环境部负责小区公共设施的巡查,小区环境保洁和绿化养护,卫生消杀,环保监测和居民委托的保洁服务项目。

  6。护卫部负责区内治安和交通管理事务,包括小区日常的公共秩序的维护、道路的畅通、车辆的停放以及消防安全管理。

  7。行政部主管负责管理处的日常行政事务、财务、后勤和资料档案管理及协助客户服务中心进行社区文化活动策划、组织、实施。

  8。我们将根据公司的制度并结合颐园世家的需要制定适用的《物业管理处职位说明书》。

  第七章:客户关系与档案管理

  一、客户关系管理:

  在物业管理过程中,建立良好的客户关系是保障物业管理的良好运作,获得客户的认可和支持,创造优秀住宅小区的关键。无论是推行某一项管理措施、还是管理费用的收缴,只有具备良好的客户关系,才能得以顺利开展。

  (二)、客户关系管理措施:

  1、通过使用长城物业特有的客户关系管理软件,建立客户档案,了解客户的基本情况和喜好,记录客户的个性化需求及管理过程中的请修、投诉、咨询、费用收缴,以及参与社区管理情况。

  A、客户调查

  通过每年至少一次的的客户满意率、需求调查(调查人数不低于总户数的80%),确认管理状态和存在问题,以及客户需求,利用所收集的客户信息,掌握客户的情况,通过沟通、改进增进了解和满意,获取支持。

  B、加强沟通:

  住户是我们主要的公共关系对象,沟通方式为适时回访,媒介宣传,座谈会,信息调查反馈,需求分析,期望满足,开展社区文化活动,节庆日上门拜访等。

  日常事务处理程序,财务收支,管理状况,设施设备完好率评估进行公布。

  工程更新改造计划和实施情况,组织业主观看大厦的设施设备,了解大厦状况。

  特约服务,以良好的工作态度,及时高效地提供便利服务。

  统计老人、儿童、教师人口,分析人员结构状况,有针对性的通过慰问、祝贺等方式提供超出客户期望的服务,(在其需要帮助和情感上或精神上给予额外的惊喜)。提倡更人性,更友好,更温暖的交流接触。拉近距离,提高客户满意率。

  有针对性作回访沟通,消除不理解和误解,明确客户意图,并满足客户,

  (三)、客户投诉处理

  投诉处理是物业管理环节中一项严谨而极富技巧性的工作,迅速、及时、合理地处理客户的投诉能赢得客户的高度信赖,反之将伤及管理处形象及企业信誉,损害客户对管理处的信任度。为此必须制订详细的投诉处理流程管理规定。

  1、投诉受理

  客户投诉一般通过电话、来访、书信或其他形式,客户服务中心客户助理按投诉的内容进行分类。对于非管理处职责所在或非管理原因而导致的投诉,将委婉向客户说明缘由并协助客户进一步通过其他渠道予以解决;对客户的有效投诉,由值班人员填写《投诉受理登记表》,并安排有关项目组及时处理,重大投诉向客户主任汇报,由客户主任按权限处理。

  2、投诉处理

  为实现投诉处理的高效率,管理处24小时无时限接受业主投诉,值班人员填写好投诉受理登记表。同时与开发商客户服务部门链接,确保投诉处理的及时性。如属业主请修,我们要求工程维修人员接到客户服务中心传来的业主维修需求后,十分钟内赶到现场,零修及时处理,急修不过夜,大项目维修不超过七天;如有投诉在接报后予以解决,同时对责任人给予相应处分。对于其它方面的投诉,我们将及时分派至相关项目组,并要求与业主约定回复时间(最长回复时间不超过三个工作日),暂时无法解决的问题将制定相关计划向业主进行解释,普遍性投诉问题由管理处在居住区公告栏或小区宽带网上管理处建立的信息平台上公告解决措施。

  3、投诉回访

  客户有效投诉处理完毕后,由行政主管电话或上门的形式回访,以征求客户意见,同时在《投诉受理登记表》上做好回访记录,要求投诉回访率100%,确保有投诉必有回应、处理必有结果。

  (四)、客户须知及用户手册详见附件:《服务指南》

  明确物业公司与业主的管理权利和义务,小区管理的公众制度以及必要的生活和工作指引,规范物业公司和住户的行为,避免管理过程中因权责模糊或无知而导致纠纷,从而损坏客户关系。

  (五)、客户满意度测评预测分析

  物业管理在中国作为一个新兴服务行业,其发展时间较短,较之其它成熟行业仍属于幼稚行业,尤其是对客户满意度测评的标准和方式普遍存在认识不足,方法简单的缺陷。由于测评标准及测评方式不同,其测评的结果区别也较大。

  我们将采用目前世界上较为先进的客户满意度测评体系,即聘请第三方中介机构对服务过程和结果进行测评,并采用十级评分法进行量化打分,同时将各项内容进行权重划分,最后得出客户的综合满意指数和各单项的满意指数。

  以颐园世家较为先进的设计理念、明确的市场定位和完善的硬件配置,通过我们的努力,我们预测在正式入伙的第一年内,客户满意度指数可达到78,在入伙的第二年内,客户满意度指数将达到81,我们力争在入伙的第三年内,使客户满意度指数达到85。

  二、档案的建立与管理

  (一)、颐园世家档案的建立和管理

  知识经济的悄然崛起,使信息的重要性日益凸现,信息资源已成为物业管理中不可缺少的组成部份。在颐园世家的档案建立与管理中,我们将采用先进的计算机网络技术,对档案进行集中有序、标准规范的管理,配合先进的资料检索软件以达到信息共享、合理利用的目的,同时,在信息资料收集中将广开渠道,对颐园世家内所有物业项目从主体到配套,从建筑到环境,从硬件到软件都建立起相应的档案,有效保证物业管理服务的质量,提升物业管理的整体水平。为此,我们建立了一整套从档案收集、分类、归档、使用到销毁的管理制度,以保证档案管理满足物业管理的需要。

  1、资料的收集

  我们在颐园世家管理处将设立专门的档案室,并由综合部负责管理。在资料收集时应保证内容的丰富及渠道的广泛。按照档案的不同类别,我们将通过四个途径进行收集。首先在物业接管移交与开发商及设计单位、施工单位积极合作,力争全面、准确地收集到工程建设产权及工程技术等原始资料。第二是在业主入伙、进行房屋装修阶段收集业主、客户资料。第三是在日常管理中建立和收集房屋维修档案、设备运行档案、投诉与回访记录等以及其它相关资料,并将档案的收集形成制度化;第四是通过政府主管部门、公司总部以及国际互联网等获取相关信息。

  2、资料的整理和分类

  在收集到原始资料后,统一由档案管理员集中整理。剔除作废的和无效的记录,修补破损的文档,然后按类别进行装订并整理成册,做到条理清晰、分类合理、易于检索。

  3、资料的归档管理

  A、对于分类整理好的信息资料进行分类保存即为归档。在颐园世家的档案管理中我们将实行原始文字资料和电脑档案双轨制,并采用先进的思源客户档案管理软件对业主基本资料、房屋管理、设备设施管理、业主投诉、业主维修等方面档案进行网络化管理,确保储存及查阅方式的多元化,尽可能将资料转化为电脑磁盘储存以便于查找。同时运用录像带、录音带、胶卷、照片、表格、图片等多种形式保存,使抽象的档案资料具体化、形象化。

  B、对业主和管理处利益影响较大的档案应加密保存。这些档案在电脑中按授权级别检索,对保存在档案室的原始资料应严格控制借阅。

  C、档案管理员将编制统一的档案分类说明书及档案总目录,并按内容、部门、年度、保存期限及保密程度的分类顺序进行组卷、逐一编号,登记造册、编制目录、分柜保存。业主档案资料的分类原则是组团按柜、每栋按位、每单元按盒、每户按册建档。

  D、为保证档案的安全和完善,档案室应随时保持干燥、通风、清洁,并加装防盗门和防盗网。同时配备合适的文件柜、文件盒以及消防器材等,确保储存地点符合防火、防虫、防鼠、防潮等要求并定期巡查。

  E、档案室应避免无关人员任意进出,档案室钥匙交由档案管理员专门保管。

  4、档案的使用

  利用计算机网络技术,并采用先进检索软件,充分发挥档案资料的作用。内部员工可通过管理处内部局域网,对文件档案按授权范围查阅。业主、公司总部可通过Internet与管理处联网,对管理处的相关资料进行查询。对借阅原始资料的使用者,按档案的不同密级由相关负责人批准方可借阅,并办理借阅手续。

  工程档案的应用:

  A、保证所有设备现场均有分布图和控制接线原理图,每一个控制设备有明确的走向标识,没有图纸的以文字标注。

  B、在可能的条件下,在现场标明设备正常的技术参数范围,标明设备的图纸资料号和来源。

  C、工程档案的借阅需履行借阅登记手续,防止图纸丢失和损坏。

  D、涉及到后期更改的图纸资料,应用红笔在相关位置标明,注明更改内容和时间,同时相关存放地也应相应更正。

  5、档案的销毁

  根据文档的保存期限和性质,定期对过期和作废的文档进行剔除和销毁,防止档案的堆积和混淆。对于已过存档期的档案经主管领导批准可销毁,同时建立已销毁文档清单备查。

  第八章:社区服务与社区文化管理

  一、社区服务:

  以客户需求为基础,提供便利、经济、优质的社区服务和特约服务,是日常物业管理工作的一项主要内容。颐园世家在规划设计和服务定位上具有如下一些特点:小区配套设施齐全,具有相对的独立性;规模较大,客户较多,对社区服务的潜在需求较大;客户素质高,对特约服务的品位和深度要求亦高。

  有鉴于此,需要建立一个完整的社会化服务体系,提供全方位、多层次的综合性服务,方可保证客户日常生活舒适、便利。

  (一)、颐园世家的服务思路是:

  1、确保每一项服务的输出都能快速响应,渠道通畅,让客户享受优质高效的服务;

  2、提供种类齐全的服务项目,内容涵盖客户日常的衣、食、住、行、用等每一个方面。同时根据客户需求的变化,在实际操作中不断设计和推出满足客户个性要求的服务项目,不提供过剩的服务产品。

  3、注重统筹与组织,确保无偿服务项目提供的可行性。充分考虑客户的承受能力,有偿的服务按略低于市场平均价格的标准向客户提供。

  4、与社会服务机构、专业公司携手,在小区内定点定员服务,通过社会力量,开展专业化的各类特约服务。

  5、对所有的服务人员提供的服务过程规范化,并通过监督机制来控制糟糕服务的输出,以达到预想效果。

  二、社区文化:

  社区文化是不同层次的城市居民精神生活必不可少的文化,也是反应物业管理品质好坏的一个重要依据,我们对社区文化定位,要求物业管理者以生动有趣的社区活动为载体,展现传统文化的韵味与现代文化的新锐视角,活跃为社区文化建设提供精彩展现的广阔舞台。

  高居住生活品质。一个设计合理,美观适用的生活空间,需要用文化的元素点缀才显得丰满完美。社区文化是物业管理者和社区成员共同创造的具有社区特色的精神财富和物质形态的完美结合,是衡量物业管理水平优劣的一个重要标准。

  (一)、颐园世家管理文化及特色管理设想

  倡导“人人齐献力,爱心满家园”的文化理念,通过精彩纷呈的社区文化活动,促进物业管理人与客户之间以及客户与客户之间的正常沟通,使“长幼有序,睦邻亲善”的传统社区概念得以理性回归。

  1、构建“温馨社区”

  中国将步入小康水平,生存需要已经得到了解决,人们渴望的是情感上的交流和和谐的生活,开展物业管理工作,就必须高度重视他们的情感需求、服务需求及主动参与社区建设的愿望。

  小区的环境规划也强调人与自然、人与人之间的和谐,所以我们拟构建的“温馨社区”的人居理想模式,强调由物化管理上升到文化管理,实现传统家居工作理念与现代生活方式高度共融。

  文化管理涉及两个层面,一是通过多种交流形式促进物业管理人与小区成员之间的正常沟通,激发社区成员共同参与建设社区人文环境的积极性。二是通过多种宣传形式培养社区成员集体主义观念,进而深入到他们在使用物业尤其是在使用共用部分物业中,进行约束和引导,以降低管理难度,提升管理效果。

  我们的设想通过以下方式来实现人文的建立和维持:

  规范文化:用1~2年时间,形成对社区成员的思想、心理和行为具有约束和规范作用的文化氛围、行为准则、道德规范、规章制度等。重在让业主和住户建立规范意识和安全管理,明确责任和权利。

  营造社区观念文化:以传统美德和现代生活理念为基础,以文明公约、行为准则、道德规范为内容,通过图文宣传、讲座、知识竞猜,日常管理过程中的灌输,运用群众意识、小区社会舆论、共同的习俗等观念的东西,造成强大的个体行为从众化的群体心理压力和动力,使社区成员产生心理共鸣,继而产生行为的自我控制。

  建设社区制度文化:社区制度文化是由管理处制定,要求社区成员必须遵守的规章制度,具有强制的性质。制度文化建设是颐园世家社区文化不可缺少的重要组成部分,只有它,才能保障既定目标的实现,同时制度文化本身也是一种文化,充分传达着颐园世家个性化的文化内涵。

  引导文化:用1~2年时间,通过一系列的社区文化活动,培育住户间的自治和自律意识,发挥住户间的互相监督,自我约束的作用。引导人与人之间加强沟通,加深了解,消除隔阂,逐步沉淀情感,倡导住户自律。

  亲睦文化:用2~3年时间,通过前面的规范和引导,构筑情感家园,自发性让大家关心社区,关爱社区成员,相互依存,共同营造温馨家园,创造优美、整洁、舒适的生活和办公环境。

  A、倡导“全员参与”的管理文化:

  在管理处内部我们强调职员在合理分工基础上的充分合作,例如在保洁方面提倡“人过地净,全员保洁”,安全管理方面提倡“全员防范,全员消防”等,以多层面的共同参与和协作来弥补管理上的缺项和漏项。在社区内,我们推崇“为客户节约每一分,让客户满意多一分”的管理理念,实现“管理开放,开放管理”。把热心社区公益事业的社区成员组织起来,参与社区的安全管理和社区文化建设。此外,我们还将借鉴行业内的成功经验,实施“管理报告制度”,如实向客户报告综合管理服务费的收支使用情况,以及治安、保洁、绿化、社区文化等各专项工作的运作情况,同时通过组织“管理处开放日”活动、公布管理处主管人员的联系电话、公布有效投诉处理结果等全方位沟通等措施,自觉接受客户的监督,真正做到尊重客户权益。

  B、推广“平等互动”的服务文化

  服务连着客户和物业管理人,我们对两者关系的定位是:建立在权利与义务对等基础之上的合法契约关系。

  建立这种认识能使职员真正尊重自身的工作,产生服务热情,自觉尝试去寻找满足客户期望的恰当方法,提供发自内心的“微笑服务”。客户在享受服务的同时提出改进意见,服务产品的供方和需方均保持愉悦的心境,服务水准在平等互动的基础上得以提升。

  C、营建“和睦亲善”的社区文化

  社区文化是物业管理人与社区成员共同创造的、具有社区特色的精神财富和物质形态的完美结合,社区文化建设的最终目的是在居住区内建立一种“和睦亲善”的文化氛围,以取代社区中正在蔓延的“人情沙漠”。我们将以开展健康丰富的社区文化活动为纽带,为客户提供更多的交流机会,加深彼此之间的了解,增进感情。

  我们将围绕“爱国主义、环境保护、社区科普、全民健身、社区公益、尊老爱幼、健康家居、物管宣教”八大主题的基础上,张开灵敏的触角,提炼更富于内涵和积极意义的主题。再根据主题的需要,结合多年积累的丰富经验,挖掘新鲜的内容,充分利用户内户外的广阔空间,选择规模适当,新颖多样的活动形式,自办或联合举办丰富多彩的社区文化活动。

  “环保、公益、时尚”主题:精心策划社区文化活动,构建颐园世家的人文特色,引导客户承担社会义务,增强环保意识,了解社会时尚。

  “节日主题”:每逢元旦、春节、端午节、中秋节、情人节、圣诞节等中西传统节日,将举办客户联谊活动,营造小区节日气氛。

  “健康主题”:开设或引进健康保养中心,针对颐园世家居住和经商群体的特点,举办适宜的健身运动及讲座,并适时走出小区组织登山、游泳、乒乓球、蓝球等体育竞技活动,以组团为单位,增强客户的社区凝聚力。

  建设以“颐园世家”命名的节日

  如“颐园世家文化节”等,以这样的标志性节目,依此组织较大型的社区文化活动,来集中调动居民参与社区活动的热情,使社区活动具有广泛的民俗化色彩,深入到居民生活的各个方面便于做到在群体的参与、娱乐、交流和创造中获得现代人所希望的身心愉娱,并且在社区生活的各个层面上对颐园世家形成认同感和归属感。树立“颐园世家”在各种社区层面上的美好形象。

  D、塑造“亲和人文”的环境文化

  现代信息时代的到来,客户更加关注社区内的人文环境。物业管理人与客户一起参与环境文化的建设,将极大地满足客户愉悦身心、亲近自然的居住需要。在环境文化氛围营造上,我们将导入一套结合现代与传统、符合建筑设计特色的形象识别系统,提升档次;提供高品质的园艺维护,保持绿化的良好长势以承续设计理念;以多种形式组织客户开展环境保护及美化家园活动,并不断完善居住区内的园林小品及自然景观,营造厚重的人文气息,建立人与环境和谐共融的“文化社区”。

  (二)、社区文化建设的运作实施

  1、制度建设

  为了保证社区文化建设顺利开展,以ISO9001质量管理体系为基础,逐步制订一套日趋完善的规章制度。如《社区文化活动运作流程》、《社区文化活动计划》等以及兼职社区文化工作人员的岗位职责。这些制度的建立是管理处服务质量考评的重要依据之一,为社区文化的正常运作提供有力保证。

  2、人员配备

  A、专职人员:管理处文员负责社区文化工作的全面开展。分公司的综合事务部将会对社区文化建设进行统筹安排和全程指导。

  B、兼职人员:管理处全体职员在必要的时候都将协助社区文化工作,成为临时兼职人员。充分发掘客户中热心公益的专业人才担任社区文化顾问,帮助管理处提高社区文化水平。

  C、义工:挖掘客户中热心公益的专业人才,组建太极拳队、舞蹈队、乐队、球队、登山队等有益社区成员身心健康的社区活动基层文体组织,以扩大社区成员自娱自乐的空间。

  3、活动宣传

  在主要出入口醒目处设置宣传栏和公布栏,作为对外对内的窗口,适时开展社区文化宣传及报道小区动态。

  4、经费投入

  为促进社区文化活动的开展,专门规划一笔资金,作为进驻初期开展活动的经费。以后每年将在物业管理费中提取必要的社区文化费用,作为资金保障。此外,加强与企业、商家的合作,为提升活动档次开拓更多的资金来源。

  (三)、社区文化建设的效果评估

  社区文化建设是一项极有意义的工作,物业管理人应该坚持不懈、志在长远,建立评估反馈机制,不断总结经验,调整思路和计划,确保社区文化活动的实施效果。我们拟从内部和外部分别建立科学的评估体系。

  1、内部评估

  A、活动内容是否受业主欢迎,参加是否踊跃;

  B、活动的衔接是否良好,不使业主等候时间过长;

  C、活动时间安排是否恰当,是否与业主想要参加的其它活动相冲突;

  D、天气是否影响了活动的效果;

  E、安全工作是否周全,交通安排有无疏漏,有没有暴露出不足;

  F、活动是否影响了其他业主的正常休息;

  G、活动器材是否携带齐全,有无遗漏;

  H、对有老年人参加的活动,活动量是否适当;

  I、活动经费是否超支,奖品发放是否合理。

  2、外部评估

  A、是否令业主轻松快乐,心情愉快;

  B、业主在活动中是否对管理处的工作提出意见和建议,是否对管理处的工作有所了解,与管理处的沟通有无加强;

  C、业主之间是否彼此加深了解和沟通;

  D、是否达到了良好的宣传效果,社会各界反响如何。

  第十二章:公共设施设备管理

  颐园世家的公共设施设备,能否正常、可靠、安全运行,不但会影响到小区的正常使用,甚至可能会涉及到业主(使用者)的生命和财产安全。所以,对公共设施设备进行科学的维修养护、为小区的正常使用提供良好保障是物业管理者的一个重要的工作内容。同时,公共安全问题、车辆安全问题、能耗问题以及公共设施设备能否根据满足小区不断发展的使用功能的需要,均是物业管理者所需着重考虑的。所以,我们将至物业的接管验收开始,严格按规定和程序对公共设施设备进行科学的管理。

  一、公共设施设备接管验收

  为了使颐园世家小区房屋及附属设施设备的接管验收工作有序进行,确保接管项目的安全和正常的使用功能,我们制订周详的方案及计划。严格的物业接管验收是保障开发商和业主利益的根本,是日常物业管理的保证。

  (一)、我们严格按照有关的国家标准、行业规范并结合多年物业管理经验制订验收标准。文件包括:

  《验收项目一览表》、《资料交接一览表》、《验收标准》、《公共设施验收单》、《工程遗留问题统计表》、《公用变配电设备验收单》、《室内电气设备缺陷报告单》、《楼宇接管验收移交工程资料清单》、《室内给排水验收单(论标、复)》、《室外给排水验收单》、《室内土建及装修验收缺陷报告单》等。

  (二)、接管验收流程

  a。开发商工程部向管理处提出接管验收申请;

  b。管理处召开接管验收专题会议,组建接管验收小组,组织对验收内容、验收标准、验收程序、验收用表格、竣工验收整改事项的培训;

  c。建立接管验收项目一览表以及资料交接一览表;

  d。根据国家有关标准、屋宇原设计要求等制定针对性的验收标准;

  e。根据资料交接一览表,要求工程部提供所需资料;如提供资料不齐全,必须做出书面承诺具体提供时间;

  f。开发商工程部所需提供的资料按要求到位后,管理处制定接管验收计划以及日程安排书面通知开发商工程部;

  g。管理处组织有关人员进行初次验收工作;

  h。将接管验收中出现的质量缺陷分类报告开发商工程部处理;

  i。由开发商工程部组织各施工单位实施整改,各施工单位应在规定时间内完成整改项目;如为重大整改维修项目,不能及时完成,应书面承诺具体完成时间;

  j。工程部申请复验(质量缺陷的针对性地再验收);

  k。全面验收合格后,接收所有钥匙,接管验收区域;

  l。通知售楼部发出入伙通知书。流程图:

  第十三章:消防管理

  提要

  加强消防安全宣传、教育,除做好自身消防安全演练工作以外,发动业主参与消防安全演练,培养整个社区的消防安全意识;

  内部强化管理,设计应急预案流程,突发事件做到快速反应。

  物业管理应急预案(二)

  一、物业管理前期筹备工作

  (一)管理人员、水电工、保安人员,应提早介入了解图纸熟悉房屋结构、性能、水电管道布局,智能化安防监控系统等管理中应注意事项,加强培训,为往后提高、保养、维修、保值、增值打下基础,为业主解决后顾之忧。

  (二)建立整理楼宇的详细资料,组织整理设备档案,资料档案及业主资料,做到档案齐全,有序管理。

  (三)依据相关文件及本小区住宅特点制定《小区业主公约》,《管理处岗位职责》,以及员工的规章制度。

  (四)制订详细的设备,设施维修,房屋保养计划和检查制度,《水电设施、设备巡检计划》,《公共照明维护计划》,《监控与消防系统维护计划》等。

  (五)规范各部门的日常管理工作,做好人员调配岗位培训,一个月内所有员工必须全部到位,并针对项目管理特点现场培训,提高实用素质。

  二、接管后的日常管理服务工作

  (一)、设接待处,白天有专职人员接待住户,处理服务范围内的公共性事务,受理住户的咨询和投诉。服务做到"十二字方针"(即礼貌、热情、友善、乐观、主动、平等)。

  (二)安防工作:

  1、保安人员着装统一、整齐,待人要文明礼貌、热情。

  2、保安倒班制:实行24小时值班和巡视。

  3、门卫进出管理要严格,来访车辆要登记,搬迁货物需由业主开具证明条。

  4、充分发挥小区24小时电视监控系统、TV分割镜头监控系统、入户梯口电控防盗锁,搞好社区智能化管理。

  5、做好消防工作,建立防火、防盗责任制,定期检查消防器械。

  6、建立消防安全制度,开展消防知识宣传教育活动。

  7、配有消防系统设施设备,能随时启用。

  8、小区内出入口设有明显标志,各组、栋及单元(门)、户有明显标志,订有突发火灾应急方案。

  9、加强与市保安和临近派出所联系,建立联防,共同维护楼区安全,以创造良好治安环境。

  10、车辆收发卡并由保安员指挥进入车库和停车场,外来车辆未经许可不得入区,自行车、摩托车和电动车派专人管理。

  (三)为了保障小区内公共秩序和全体业主生命财产安全,根据《中华人民共和国治安管理公司处罚条例》,特制定本规定:

  1、各业主(住户)应将全部常住人员情况如实填写在《业主入住登记表》中,并留下紧急联系办法;

  2、小区内公共区域的公共秩序维护由管理公司负责,管理公司工作人员及保安人员有权对违反小区管理规定的行为进行检查、纠正;屋内安全由业主或使用人自己负责;

  3、本小区实施准封闭式的保安管理办法,管理公司保安人员全天候24小时值班,业主(住户)应主动配合管理公司工作,防止各业治安事件的发生;

  4、各业主(住户)不得违反规定存放易燃、易爆、剧毒、放射性物口,不得利用房屋从事危害公共利益或侵害他人正当权益的活动;

  5、为了保障业主利益,凡个人携手箱、包装箱及大件物品离开小区,需事先填写《物品搬迁登记表》经管理公司核实同意(房屋使用者需经业主签名同意)方可离开;

  6、凡住户搬离小区应提前通知管理公司,并填写《物品搬迁登记表》,经业主签名同意、经管理公司核实后方可离开小区;

  7、各业主(住户)有责任关好自家的门窗,并保障治安报警设施的完好及有效使用;

  8、住宅区内严禁进行一切违反治安管理条例和触犯法律的活动。

  (四)、环卫绿化工作:

  1、公共部位卫生区,派专职卫生员做到垃圾日产日清,楼道每3天清扫1次,楼梯扶手每3天擦洗1次;共用部位玻璃每季清洁1次;路灯、楼道灯每半年清洁1次,及时清除小区内主要道路积水、积雪。

  2、生活区按幢设立垃圾箱,垃圾实行袋装,定点堆放、定期清运。

  3、二次装修房屋共用部位保持清洁,对乱贴、乱画,擅自占用和堆放杂物现象定期清理。

  4、做好二次供水卫生检查,定期清洗,并做好水质检验报告书;公共雨、污水管道每年疏通1次;每季度检查1次,及时清掏;化粪池每半年检查1次,每年要清理一次。

  5、聘请专职园艺工对小区内的绿化进行细心保养和修整,按照绿化的不同品种、不同习俗、不同季节、不同生长期,适时确定不同的养护重点,制定不同的养护计划,为小区提供一个优雅的环境。

  (五)环境和卫生管理规定

  为了保持小区的干净整洁,为全体业主创造一个安全、文明、优雅、舒适的生活环境,特制定以下规定:

  一、本住宅区内实垃圾袋化管理,各业主(住户)倾倒垃圾时应系好垃圾袋口,投放到楼前垃圾箱内。

  二、本住宅区内任何公共场所均不得随地吐痰,不准乱倒垃圾、杂物、污水和随地大小便。

  三、切勿将垃圾、菜叶、布屑、胶袋、废纸和硬壳等杂物投入下水道内,如使用不当而导致堵塞或损坏时,业主(住户)应及时通知管理公司进行处理并承担相应费用。

  四、住宅区内任何公共地方,均不得乱涂乱画乱贴,违者应负责粉刷、更新费用,如属儿童所为,应由家长负责。

  五、凡在公共场所乱贴、乱派广告、标语、传单者,除责令期限期清理现场、恢复原状外,还将视情况追究相关当事人的责任。

  六、豢养宠物的业主(住户)应遵守有关规定,并妥善管理好自己的宠物,不得让宠物大声嚎叫以及在公共场所大小便。

  七、保持小区的安静,不得在休息时间(12。00—14。00,19。00—8。00)制造噪音。

  八、爱护小区绿化、不践踏草地、攀折花木,不在公共场所晾晒衣物

  (六)、房屋及设备、设施管理:

  1、房屋质量,设备设施维修在保修期内应及时反馈给建设单位,协助建设单位与业主的沟通,便于做好保修工作。

  2、与业主协商做好房屋公共部位与设备设施的定期保养、保修以使得到保值增值。

  3、建立设备台帐,并设置标志,以示区别和了解。

  4、公共照明及线路,水电维修,安防监控网络,每天完成巡查养护,所有设备均按《维保计划》进行维保。

  5、公司每天应派人到楼宇现场检查一次,对于存在问题,及时提出整改。

  6、做到小修,业主随叫随到,30分钟完成;中修不过夜,大修不超过二天;急修30分钟内赶到现场,及时回访。

  (七)、加强二次装修跟踪管理,业主委员会协助管理处与业主签定二次装修有关规定的协议,每天检查一次,协调好邻里关系,引导业主按规定装修,共同护房屋质量。

  (八)、积极开展便民服务,建立热线电话,方便业主,为业主提供中介电话,方便业主购机船票、请保姆、请钟点工等。

  (九)、根据本小区情况,做到微笑相迎,热情周到,文明服务,竭尽努力让业主满意。

  三、小区车辆管理规定

  1、自觉遵守小区交通管理规定,爱护道路,公用设施,不乱停乱放;

  2、管理区域内车辆行驶停放应注意前后左右规定的安全距离;

  3、车辆管理员应提醒车主停放好车辆后锁好车门,调好防盗系统至警备状态,车内贵重物品应随身带走;

  4、机动车辆在物业区域行驶,时速不得超过5公里,严禁超车,机动车辆在物业范围内禁止鸣号;

  5、不准在小区内任何场所试车、修车、练习;

  6、不准辗压绿化草地损坏路面、损坏路牌和各类标识,如有损坏应照价赔偿;

  7、不准在人行道、车行道、消防通道上停放车辆(机动车辆只能在停车场指定车位内停放,非机动车必须停放在专用场地内(消防车、警车、救护车除外);

  8、不损坏停车场消防、通信、电器、供水等公用设施;

  9、保持停车位清洁,不得将车上的杂物和垃圾丢在地上,有漏油、漏水时,车主应即行处理。

  四、管理模式

  (一)拟采取的管理方式

  服务质量是企业生存之本,管理处必须贯彻以下标准:管理无空挡,服务有标准,投诉有反馈,办事有时限,考核不迁就,奖惩有力度,满意见真情。物业管理要上水平,就要发挥社区整体上下功夫,形成物业管理企业,业主委员会、社区居委会、公安派出所等部门紧密联系的"共建"机制。

  (二)管理处组织机构

  1、办公室:

  (1)负责日常事物,代收代发报纸信件

  (2)检查楼宇和绿化养护、保洁

  (3)协调处理邻里关系

  2、工程部:

  (1)负责房屋质量检查

  (2)建立设备设施维保计划

  (3)做好日常维修保养工作

  3、财务部:

  (1)管好用好财务

  (2)负责日常收管理费、租金、代收费等

  (3)统购日常维修器材、分发器材

  4、保安部:

  (1)选好保安员搞好培训,管好保安

  (2)加强消防检查,做好防火防盗维持小区良好治安秩序

  (3)与街道建立联网治安,加强周边环境安全

  (三)管理人员的配备

  1、项目经理1人,全面负责小区日常事务管理。

  2、物业主管及客户服务4人,负责楼宇的检查服务及收费等。

  3、水电工6人,负责小区日常水电及工程维修。

  4、保洁工20人,负责小区公共卫生,全日制保洁。

  5、绿化工2人,负责小区绿化日常养护。

  6、保安14人,24小时值班。

  五、人员的选拔和培训管理

  (一)人员选拔

  根据本小区的特点及所需的服务要求,适应今后的管理及服务水平,所聘用的各基层管理员将依据其资历及实质管理经验调配合适的工作岗位,逐步向社会公开招聘具有专业水平的,实践管理经验丰富的,善于协调各种人际关系的高素质人才。

  (二)培训目标及方式

  为了适应物业管理行业日益趋向市场化、专业化、综合化、社会化的发展趋势,我公司将严格选聘人员,所聘用的各基层管理员工将依据其资历及实质管理经验调配合适的工作岗位,除公开向社会招聘具有专业水平的,实践管理经验丰富的,善于协调各种人际关系,高素质、高效、精干的人员外,还必须定期组织理论学习培训,管理处并同时进行必要的培训工作技能训练,务求使其能日常管理事物的工作。

  公司会采取集中与分工种培训,将内部培训与外部培训相结合,造就房屋管理,电脑与档案管理,治安管理,消防管理,水电管理,财务管理,与经营活动等专业的人才,建立高素质的管理服务队伍,有人才能出好成果。我公司将同时负责督导及培训各级别管理员工的专业管理知识,使其能于理论中实践实质管理工作。

  (三)培训计划及内容

  公司制定员工培训计划,定期对员工进行培训,提升员工素养,提高服务质量。

  (四)培训考核

  为体现培训的效果并贯彻管理制度及工作经验的落实公司于员工培训期间通过不定期的培训考核确保培训的质量。

  六、物业管理服务承诺

  我公司将以"以人为本,科学管理,依法办事,真诚服务"为宗旨,在该小区管理中采用以往的成功经验以外,将在以下几个方面作新的尝试:我们将引进系统工程的方法技术,提高一体化管理水平,采取计划目标管理、全面质量管理、督导管理协调管理等先进的管理方法。根据ISO9001:2000质量管理和质量保证国际标准中有关服务行业的要求,探索并逐步走上物业的管理标准化之路;始终强调把服务业主(住户)作为管理的重心。

  一、物业管理公共服务质量标准

  1、房屋共用部位、共用设施设备的维护

  (1)房屋

  A。房屋完好率达98%以上;B。房屋零修、急修及时率92%以上;C。房屋零修工程合格率98%以上;D。外观良好、整洁、无缺损现象;E。房屋装修符合管理规定。

  (2)协调配合水、电等专业部门做好水、电等设施设备正常运行的保障工作,并保障小区内下水道、化粪池正常畅通运行。

  (3)环卫设施完好无损。

  (4)道路畅通,路面平整。

  (5)消防设施完好无损,可随时启用。

  2、安全护卫

  (1)主出入口设有值班室,并实行24小时值班;

  (2)安全护卫人员24小时巡查;

  (3)小区24小时监控;

  (4)交通、车辆管理有序;

  A、机动车辆出入登记、按章行驶,确保道路畅路。

  B、机动车辆按序停放。

  (5)危及用户安全处,设有明显的标志并制定防范措施;

  (6)有应急处理计划、措施,遇警能及时报警,并努力防止事态进一部恶化,协助保护现场。

  (7)小区内无重大火灾、刑事和交通事故。

  3、绿化与环境卫生

  (1)绿化符合规划要求,布局合理,绿化覆盖率不低于30%;

  (2)花草树木长势良好,无枯死,无破坏,无大面积虫害现象;

  (3)修剪及时,整齐美观;

  (4)绿化品味高,有较高观赏价值;

  (5)小区内全方位保持清洁;

  (6)房屋立面整洁,公共楼道及道路整洁,无堆放杂物现像;

  (7)水、电等设施设备整洁,水箱定期清洗,供水符合卫生标准,无二次污染及隐患;

  (8)环卫设施整洁;

  (9)无乱贴、乱挂、乱划现象;

  (10)噪音等符合环境标准。

  4、收费管理

  (1)服务人员尽职尽责,岗位职责上墙公布;物业管理收费实行明码标价;

  (2)用户主动参与、支持物业管理工作,自觉维护环境、秩序,共创文明小区;

  (3)建立收费管理制度,责任落实到人;

  (4)遵守国家收费政策,无擅自增加收费项目、提高收费标准等乱收费行为;

  (5)认真接等群众投诉,并建立群众投诉记录,有效投诉办结率98%以上,回访率100%;

  (6)业主意见反馈满意率90%以上。

  二、物业管理公司提供的服务项目(分期逐步到位)

  1、便民服务(部分收费)

  (1)清洗空调过滤网;(2)室内清洁;(3)检修电器(室内自用部位);(4)修理家具配件;(5)安装、更换配件;(6)修理,开关、插座、电话盒等;(7)修理、更换门铃、门锁、信箱锁;(8)修理、更换灯泡、日光灯、灯罩;(9)修理、更换水龙头、水阀及各类软管;(10)修理洗手盆、下水管及抽水马桶;(11)代办有线电视开户;

  2、商务服务(部分收费)

  (1)代办收订报纸杂志、邮递;(2)管理小区内的商业网点;

  3、社区娱乐、文化活动服务

  (1)棋类;(2)牌类;(3)球类;(4)健身活动;(5)书刊阅览;(6)欢庆节日;

  三、物业管理企业

  1、企业须持有物业管理企业资质证书;

  2、企业建立现代企业制度,内部考核制度健全,岗位职责明确;

  3、人员培训,持证上岗;

  (1)企业从业人员统一着装、佩戴胸卡;

  (2)档案管理规范,资料齐全;

  (3)积极使用新技术,广泛使用计算机管理。

  四、便民活动

  提供便利、高效、经济的便民服务是我们公司服务业主、提高业主的工作与生活质量保障之一。我们将根据小区的结构、地理位置及周边的配套设施情况及业主的需求,提供丰富的便民及特约服务项目,切实提高物业管理综合服务质量。

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